Viaggi di istruzione

 
Criteri per l'accettazione delle richieste di contributi

 

Il Consiglio di Amministrazione ha fissato alcune linee guida per l'utilizzo dei fondi  destinati ai viaggi di istruzione la cui novità principale consiste nel fatto che i Consigli di Facoltà  sono investiti del ruolo fondamentale della programmazione.

Già negli scorsi anni la Commissione Viaggi aveva  chiesto ai Presidi di promuovere nelle Facoltà una programmazione di massima dei viaggi più importanti. Adesso,  prima il Consiglio di Amministrazione poi la Commissione Viaggi, nella recente riunione del 26 gennaio u.s., propongono quanto segue:

 

1.        visite didattiche di un giorno: costituiscono una quota minore della spesa complessiva, difficile prevederle con esattezza ad inizio anno,  continueranno ad essere a libera richiesta;

2.        viaggi della durata di più di un giorno: i Consigli di Facoltà  effettueranno entro il 31 gennaio di ogni anno la programmazione dei viaggi  ripartita in due periodi: un primo periodo da gennaio a luglio compreso,  ed un secondo periodo, fino a dicembre, per le esigenze dei corsi autunnali, con l'indicazione di  una graduatoria di priorità.

 

Il tetto massimo di spesa per ciascun viaggio rimane fissato ad  8.000,00 euro.

 

Si ricorda inoltre che il regolamento viaggi esclude la possibilità di usufruire dei fondi per viaggi di istruzione per la partecipazione a convegni o congressi. Questo divieto è stato ribadito dal Consiglio di Amministrazione ed esteso, oltre all'iscrizione ai convegni,  anche alle spese connesse di viaggio e pernottamento.

 

Per l'autorizzazione  formale delle richieste rimangono immutate le regole già stabilite:

effettiva ed efficace pubblicità del viaggio -al fine di rendere possibile la partecipazione di tutti gli studenti interessati,

criteri di selezione trasparenti: qualora si organizzino viaggi per i quali è previsto un tetto massimo di partecipanti, il docente garante dovrà specificare nella richiesta di contributo quali siano i criteri di priorità adottati nella compilazione della lista dei partecipanti;

quota di spesa a carico dello studente non superiore, di norma, al 20% del costo pro capite del viaggio. Con questa limitazione si intende evitare la realizzazione di viaggi di elevato costo a carico dei partecipanti;

tetto massimo di 600,00 euro di contributo a studente per viaggi di studio nel corso dello stesso anno accademico, al fine di garantire a  più studenti l'opportunità di usufruire del contributo dell'ateneo;

inammissibilità di richieste forfettarie di contributi prive di indicazioni circa la precisa destinazione degli stessi. A fronte di una diminuzione del numero dei partecipanti ad un  viaggio verrà proporzionalmente ridotto il contributo precedentemente autorizzato, per le somme direttamente riconducibili ai singoli partecipanti.;

uno stesso  studente non potrà di norma partecipare per due volte allo stesso tipo di viaggio  ( nello stessa località, nell'ambito dello stesso corso);

 

Le richieste di contributo dovranno inoltre rispondere ai seguenti requisiti:

1.        presentare un piano di spese dettagliato: le spese dovranno essere chiaramente individuate, specificate, supportate da preventivi

2.        gli elenchi nominativi dei partecipanti, completi di numero di matricola, dovranno essere allegati alle richieste di contributo;

3.        il Preside dovrà attestare, in calce alla proposta, che dello stessa è stata data ampia pubblicità, tramite affissione alle bacheche  ufficiali della  Facoltà, per almeno dieci giorni.

4.        il proponente/garante dovrà presentare alla Ripartizione Affari istituzionali  la rendicontazione delle spese sostenute entro e non oltre 30  giorni dall'effettuazione del viaggio .

5.        i proponenti/garanti il viaggio dovranno, di conseguenza, essere in regola con la rendicontazione (presentazione di documentazione: ricevute, biglietti di treno o aereo, fatture ecc..) per i viaggi precedentemente effettuati;

 

Per facilitare la corretta formulazione delle richieste di contributo è stato predisposto un apposito  modello di richiesta (all.n°2) nel quale  il docente garante dovrà specificare i seguenti elementi:

·         destinazione del viaggio

·         motivazioni

·         durata e periodo

·         elenco nominativo degli studenti interessati completo di numeri di matricola

·         nominativo del docente responsabile del progetto che guiderà il gruppo nella visita

·         eventuale altro personale accompagnatore la cui partecipazione sarà attentamente valutata dalla Commissione in relazione alla tipologia di viaggio

·         modalità di svolgimento della visita: mezzo di trasporto, numero di pernottamenti, visite con ingresso a pagamento ecc.

·         piano di spesa dettagliato relativo alle suddette voci, evidenziando quanto richiesto come contributo dell'Ateneo.

 

I modelli di richiesta riferiti a visite didattiche di durata non superiore ad un giorno, unitamente ai  preventivi di spesa e all'elenco dei partecipanti, dovranno essere inoltrati all'Amministrazione, Ripartizione Affari Istituzionali, almeno sette giorni prima dello svolgimento del viaggio, ai fini dell'istruttoria e dell' autorizzazione amministrativa.

 

Le richieste di contributo per viaggi di durata superiore ad un giorno,  preventivamente inserite nella programmazione  approvata dai Consigli di facoltà, dovranno pervenire almeno quindici giorni prima della data prevista per il viaggio  ai fini dello svolgimento dell'istruttoria  e per l'autorizzazione finale da parte della Commissione Viaggi.

 

Si rende noto che per i viaggi effettuati tramite autobus il servizio è stato affidato, per il 2010 e 2011, alla ditta Reni di Ancona. Si ricorda che per tutte le strutture facenti capo al Polo didattico di Monte Dago le partenze, per motivi di viabilità, sono effettuate dal capolinea degli autobus sotto il cavalcavia di Tavernelle.

Il personale docente e tecnico amministrativo che partecipa ai viaggi di istruzione è considerato in missione a carico del capitolo di bilancio su cui grava l'intera spesa. In base a tale presupposto gli accompagnatori dovranno presentare la consueta modulistica alla Ripartizione Affari istituzionali, seguendo la procedura che regola la materia.

Si allega il prospetto relativo all'utilizzo dei fondi per viaggi di istruzione nell'esercizio finanziario concluso (all.n°3) che, unitamente al "Regolamento viaggi di istruzione" (all.1), al modello per la presentazione delle richieste di contributo (all.2)  e al testo della presente circolare sono disponibili sul sito internet dell'Università nell' 'area riservata' sotto  "Servizio Affari Generali "

La Ripartizione Affari Istituzionali (tel. 2207 dott.ssa Maria Bellesi) è a disposizione per ogni ulteriore informazione e necessità.

 

La mancata rendicontazione nei termini prescritti impedisce la conclusione del procedimento amministrativo e  l'accertamento delle effettive disponibilità residuali che potrebbero essere utilizzate per ulteriori viaggi.

 

 

Ultimo aggiornamento: 26-08-2013

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