Regolamento per la gestione dei contributi destinati ad attività culturali studentesche

ART. 1 Ambito di applicazioneIl presente regolamento disciplina la gestione dei contributi destinati alle Associazioni studentesche o gruppi di studenti per iniziative ed attività culturali e sociali.


ART. 2 - Soggetti richiedenti

Le richieste d'utilizzazione del fondo destinato ad iniziative ed attività culturali e sociali possono essere presentate da:

a) Associazioni studentesche che hanno rappresentanze nei Consigli di Facoltà o nel Consiglio Studentesco;

b) altre associazioni studentesche universitarie, legalmente costituite, che abbiano come associati almeno 100 studenti, in corso o fuori corso da non più di due anni, non presenti in altra associazione o gruppo di studenti;

c) gruppi di studenti universitari composti da almeno 150 studenti, in corso o fuori corso da non più di due anni, non presenti in altri gruppi/associazioni studentesche.

Nella presentazione delle domande, su modello predisposto dall'Amministrazione, devono essere rispettati, pena l'esclusione, i seguenti requisiti:

Associazione di cui alla lettera a)

     firma di almeno 50 studenti regolarmente iscritti all'Università Politecnica delle Marche, in corso o fuori corso da non più di due anni, non presenti negli elenchi a supporto di altre richieste;

Associazioni di cui alla lettera b)
     firma di almeno 100 studenti regolarmente iscritti all'Università  Politecnica delle Marche, in corso o fuori corso da non più di due anni, non presenti negli elenchi a supporto di altre richieste;

Studenti o associazioni di cui alla lettera c)
firma di almeno 150 studenti regolarmente iscritti all'Università  Politecnica delle Marche, in corso o fuori corso da non più di due  anni, non presenti negli elenchi a supporto di altre richieste.



Le firme saranno apposte su di un apposito modello allegato alla domanda.

Tale modello conterrà oltre alla firma dello studente, il nominativo, la matricola, l'anno di iscrizione e il numero di un documento di identità (patente auto, carta di identità........)

ART. 3 - Finanziamenti
Il Consiglio di Amministrazione in sede di approvazione del Bilancio Preventivo stanzierà la somma da destinare ad attività culturali e sociali

ART. 4 - Bando di concorso

Il bando per la presentazione di richieste d'utilizzo dei fondi di cui al precedente art. 3 sarà emanato entro il 30 settembre d'ogni anno.

Le richieste da parte di Associazioni o Gruppi di studenti dovranno pervenire esclusivamente su modulo appositamente predisposto dall'Amministrazione, entro e non oltre la data prevista nel bando stesso, alla Sezione Attività Studentesche, Via Oberdan 12 - Ancona.

ART. 5 - Richieste

Le richieste, a pena di esclusione, devono riportare quanto segue:

5a) la descrizione dettagliata delle iniziative per cui si chiede il contributo, dei periodi di massima di svolgimento e delle modalità di pubblicità intese a promuovere la partecipazione degli studenti.

Le spese pubblicitarie vanno specificate in tipologia (pubblica affissione, volantini, pieghevoli, radio, stampa etc..), per ciascuna tipologia vanno specificate il numero di copie e le caratteristiche (se colori o bianco e nero) o di passaggi pubblicitari.

5b) il preventivo dettagliato di spesa per ciascuna iniziativa (IVA compresa), nonchè l'indicazione della spesa complessiva che non può superare il 40% dei fondi stanziati, per un massimo di n. 4 attività finanziabili per ciascuna Associazione a fronte di 6 attività presentabili.

I preventivi di attività di concerti, spettacoli, incontri e dibattiti che si svolgono in luoghi chiusi,  non possono superare il costo teorico procapite di 10€ considerando la capienza massima dell'aula.

5c) la presenza di relatori, orchestre, compagnie teatrali e quanto altro dovrà essere garantita tramite accettazione scritta ed allegata alla domanda e dovrà essere obbligatoria per attività superiori a € 2.500,00=.  Per attività inferiori ai € 2.500,00= potrà  essere garantita dal Responsabile e dal supplente delle Associazioni o Gruppi di studenti. In questo ultimo caso non saranno ammesse sostituzioni di relatori, orchestre, compagnie teatrali e quanto altro;

5d) Le iniziative devono essere precise nella formulazione dell'attività e devono evidenziare con chiarezza gli aspetti culturali.

5e) L'eventuale minor spesa nella realizzazione di una iniziativa, può essere utilizzata per una iniziativa facoltativa sottoponendola preventivamente all'approvazione.

5f) Tra le iniziative non finanziabili rientrano i viaggi, le gite, i buffett, le feste danzanti, le presentazioni di libri di recente pubblicazione (1 anno), le attività il cui svolgimento è all'esterno delle strutture universitarie  e tutte quelle attività svolte tra il 20 luglio e il 15 settembre.


La firma del responsabile e del suo supplente, in calce alla richiesta di finanziamento, deve essere apposta in presenza del funzionario dell'Università incaricato a ricevere la domanda.
Le Associazioni/Gruppi studenteschi che abbiano ricevuto fondi nell'A.A. precedente a quello della nuova assegnazione, devono presentare, a pena di esclusione, una breve relazione dalla quale risulti:

1) le attività complessivamente richieste e quelle finanziate dall'Università con l'indicazione del coinvolgimento degli studenti;

2) le attività realizzate o che si intendono realizzare entro il 31.10 di ogni anno con i fondi messi a disposizione dall'Università;

3) le eventuali attività di cui al precedente punto 1 realizzate in aggiunta a quelle di cui al precedente punto 2 con fondi esterni all'Università e con l'indicazione del coinvolgimento degli studenti.

ART. 6 - Criteri di valutazioneVerrà attribuito un peso positivo aggiuntivo alle richieste presentate dalle associazioni che dimostrino di aver organizzato e svolto attività e realizzato iniziative a carattere culturale diverse da quelle finanziate anche solo in parte dall'Università con fondi provenienti da Enti o privati esterni all'Università.

Le attività aggiuntive di cui sopra devono essere svolte nell'anno accademico precedente quello di assegnazione dei fondi da parte dell'Università e devono (per essere prese in considerazione ed al fine di una loro valutazione) riportare di norma:

-          la descrizione dettagliata delle iniziative con allegato il materiale illustrativo (locandine, opuscoli ecc.);

-          la descrizione delle spese sostenute;

I pesi saranno così attribuiti:

-          10% in più per uno o due attività aggiuntive;

-          20% in più per tre o quattro attività aggiuntive;

-          30% in più per più di quattro attività aggiuntive.


Verrà attribuito un peso negativo alle richieste presentate dalle associazioni che, avendo ricevuto fondi dall'Università, non abbiano realizzato le attività sovvenzionate nell'A.A. precedente l'assegnazione (-30%).


Verrà attribuito un peso inferiore (-20%) alle richieste presentate da gruppi di studenti.

ART. 7 . Rimborsi

Ai fini dei rimborsi delle spese sostenute è necessario seguire le seguenti modalità:


1) Spese per attività culturali effettuate da associazioni studentesche in possesso di partita IVA:
     -  Le fatture devono essere emesse dalle associazioni culturali con partita IVA ed intestate all'Università  Politecnica delle Marche. Tali fatture dovranno rispettare le voci di spesa presentate nei preventivi.


2) Spese per attività culturali effettuate da associazioni studentesche non in possesso di partita IVA:
a) Spese generali, stampe, compensi per prestazioni, conferenze, etc:

     a1) Le fatture, note, etc. devono essere intestate all'Università  Politecnica delle Marche per     conto dell'Associazione o gruppo di studenti richiedenti e dovranno essere liquidate direttamente dall'Università rispettando le voci di spesa presentate nei preventivi;

     Non saranno ammessi a rimborso i pagamenti effettuati direttamente dagli studenti, eccezione fatta per le spese di cui ai punti b) e c) seguenti.

     a2) Le fatture concernenti la stampa o fotocopie di manifesti, volantini, inviti etc. devono riportare in allegato un esemplare del materiale commissionato.

     a3) Per quanto riguarda il pagamento di compensi ai relatori si precisa che, se il relatore è in possesso di partita IVA, dovrà emettere regolare fattura comprensiva oltre che del compenso anche delle eventuali spese, ove ammesse al rimborso.

     Qualora, invece, il relatore non sia titolare di partita IVA, dovrà presentare una nota riepilogativa comprendente il compenso e le eventuali spese ove ammesse al rimborso.

     I suddetti documenti saranno assoggettati per intero alle ritenute fiscali di legge.


b) Rimborsi SIAE ed eventuali anticipazioni a Ditte o fornitori intestatari di partita IVA:

     Le fatture devono essere intestate nominativamente al rappresentante o al supplente dell'Associazione o gruppo di studenti e riportare l'indicazione dell'avvenuto pagamento attraverso apposita quietanza.


c) Le spese non documentabili possono ammontare ad un massimo di € 75,00=.


d) Ciascuna attività finanziata dall'Università dovrà essere menzionata sul materiale divulgativo/pubblicitario citando la legge (n. 390/91)  e la percentuale del fondo assegnato.

e) Il Rettore, o l'eventuale Commissione ad hoc costituita, è autorizzato ad intervenire in merito alla liquidazione delle fatture nel caso in cui le attività svolte dalle Associazioni o Gruppi di studenti non siano conformi a quanto proposto.


f) Eventuali variazioni al programma di attività approvato, che si rendessero necessarie in corso d'anno, dovranno essere preventivamente autorizzate dal Rettore o all'eventuale Commissione ad hoc costituita


g) Eventuali variazioni ai preventivi di spesa presentati per ogni attività  approvata  dovranno essere preventivamente autorizzate dal Rettore o all'eventuale Commissione ad hoc costituita.

h) Non saranno finanziate iniziative richieste a posteriori e già effettuate.


Art. 8 - Norme finali


Qualsiasi documento dovrà essere consegnato alla Sezione Attività Studentesche con lettera di trasmissione firmata dal Responsabile o dal supplente dell'Associazione o Gruppo studentesco.

Le attività finanziate dovranno essere effettuate, improrogabilmente, entro il 31.10 di ogni anno.

Al termine di ogni Anno Accademico deve essere presentata al Magnifico Rettore una relazione sulle attività svolte, comunque finanziate, e sulle spese sostenute con i fondi dell'Università anche al fine dell'assegnazione dei fondi per il nuovo l'Anno Accademico.