Regolamento della Commissione Etica

 

Art. 1 Oggetto

 

Il presente regolamento attua quanto previsto nell’art. 24, comma 5, dello Statuto di Ateneo. In particolare, disciplina il procedimento dinanzi alla Commissione etica e le modalità di svolgimento dei compiti assegnati alla Commissione dallo Statuto di Ateneo e dal Codice etico.

 

 

Art. 2 Composizione della Commissione e durata del mandato

1. La Commissione etica opera nella composizione prevista dall’art. 24 dello Statuto di Ateneo, in base al quale ne fanno parte il Rettore, o suo delegato, che la presiede, un professore ordinario, un professore associato, un ricercatore, e un tecnico amministrativo, designati dal Senato Accademico tra una rosa di nomi proposta dal Rettore, nonché un rappresentante degli studenti designato dal Consiglio Studentesco.
2. Le attività svolte dai componenti della Commissione sono da considerarsi attività di servizio a tutti gli effetti.
3. I componenti della Commissione, sono nominati con Decreto Rettorale. I componenti designati dal Senato Accademico durano in carica quattro anni, salvo il mantenimento dei requisiti, e non possono essere nominati consecutivamente. I componenti nominati nel corso del quadriennio per sostituire altri membri dimissionari o decaduti cessano dall'incarico allo scadere del mandato quadriennale della Commissione. Il componente designato dal Consiglio Studentesco dura in carica due anni, salvo il mantenimento dei requisiti.
4. Le dimissioni di un componente della Commissione devono essere presentate per iscritto, anche via e-mail, al/la Presidente, che ne dà comunicazione alla Commissione e al Rettore, per consentirne la sostituzione.

 

 

Art. 3  Sede, strumenti e segreteria

1. La Commissione si riunisce presso la sede del Rettorato o altra struttura dell’Ateneo. L’Ateneo rende disponibili le attrezzature necessarie al funzionamento della Commissione e ne garantisce opportuno supporto. In particolare, l’Ateneo mette a disposizione della Commissione, in occasione delle proprie riunioni, locali idonei, materiale e strumenti necessari.
2. L’attività di segreteria per conto della Commissione è svolta dall’Ufficio Affari Istituzionali dell’Ateneo attraverso un dipendente dell’Ufficio nominato con provvedimento del Direttore Generale. La segreteria ha il compito di: provvedere alle convocazioni della Commissione, secondo quanto disposto dall’art. 6 del presente regolamento; redigere i verbali delle sedute della Commissione e a tal fine il dipendente dell’Ufficio Affari Istituzionali partecipa, senza diritto di voto, alle sedute della Commissione; curare la registrazione degli atti e della documentazione; predisporre i materiali necessari per l’attività della Commissione; trasmettere i pareri ai richiedenti entro e non oltre 15 giorni dalla deliberazione finale; conservare copia delle relazioni annuali sull’attività, dei pareri e di tutti gli atti adottati dalla Commissione.

 

 

 Art. 4  Compiti

1. La Commissione etica svolge i compiti ed esercita le funzioni indicate nell’art. 24 dello Statuto e nell’art. 14 del Codice etico dell’Ateneo.
2. In particolare la Commissione etica svolge le seguenti funzioni:
   a) raccoglie le segnalazioni sulle violazioni al Codice etico e istruisce i procedimenti relativi;
   b) raccoglie le richieste di parere circa l’interpretazione delle disposizioni del Codice etico e istruisce i procedimenti relativi.
3. Nello svolgimento delle proprie funzioni la Commissione può avvalersi di esperti dotati delle competenze necessarie alla scopo di approfondire specifiche questioni.
4. Per la redazione di pareri la Commissione può designare, tra i suoi componenti, uno o più relatori.
5. Ogni parere della Commissione deve essere motivato.
6. La Commissione etica opera in piena indipendenza e imparzialità di giudizio e valutazione. Essa è tenuta al dovere di riservatezza sulle segnalazioni pervenute e sui procedimenti in corso.

 

 

Art. 5  Modalità di funzionamento

1. Il/la Presidente rappresenta la Commissione; convoca, presiede e coordina le sedute della Commissione; predispone l’ordine del giorno delle sedute; promuove e coordina l’attività della Commissione.
2. Ogni componente deve assicurare la personale partecipazione alle riunioni e non può delegare altri.

 

 

Art. 6  Convocazioni 

1. La Commissione si riunisce in convocazione ordinaria, di norma, almeno una volta all’anno. Il/la Presidente convoca la Commissione in via straordinaria quando sia richiesto da almeno tre dei suoi componenti e ogni qualvolta si renda necessario a seguito di segnalazioni di cui al successivo art. 9.
2. La convocazione ordinaria viene effettuata via e-mail almeno cinque giorni lavorativi prima della data prescelta per la riunione; la convocazione straordinaria viene effettuata con le stesse modalità, almeno due giorni prima della data prescelta. La convocazione deve contenere l'indicazione dell’ordine del giorno.
3. Per la partecipazione dei componenti alle riunioni non è previsto alcun compenso.
4. Per la validità delle sedute è necessaria la presenza di almeno 2/3 dei componenti.

 

 

Art. 7  Deliberazioni

1. Le deliberazioni sono assunte a maggioranza di 2/3 dei componenti.
2. Le riunioni della Commissione vengono verbalizzate e il verbale è firmato dai componenti presenti. I componenti possono richiedere la verbalizzazione testuale delle loro dichiarazioni.
3. Le delibere assunte dalla Commissione sono approvate seduta stante e il verbale resta a disposizione di tutti i componenti.
4. La Commissione dispone un registro delle sedute nel quale vengono conservati i verbali delle stesse e i documenti relativi alle richieste di accertamenti sulla violazione del Codice etico e/o sulla redazione di pareri ad essa richiesti a norma dell’art. 14 del Codice stesso.

 

 

Art. 8 Procedimento

1. Il procedimento per violazione delle norme del Codice etico è attivato su segnalazione di un componente della comunità universitaria contenente una dettagliata e puntuale descrizione dei fatti, atti e comportamenti.
2. Il procedimento istruttorio presso la Commissione etica è coperto da riservatezza e si svolge nel rispetto del diritto di difesa e del principio del contraddittorio. In ogni caso, almeno fino al momento della conclusione della procedura, è esclusa qualsiasi forma di accesso alla segnalazione e a tutti gli atti ad essa connessi, fatti salvi i casi previsti dalla Legge. E’ altresì esclusa ogni informazione e comunicazione a soggetti diversi dall’autore della segnalazione e dai soggetti interessati, i quali sono a loro volta tenuti al segreto sui relativi contenuti.
3. Le segnalazioni di cui ai comma 1 sono indirizzate alla Commissione etica e devono essere presentate secondo le modalità indicate al successivo art. 9.
4. Non vengono prese in considerazione segnalazioni anonime.
5. La Commissione etica, dopo aver verificato la sussistenza dei requisiti di cui ai comma 1 e 4 e averne valutato la non manifesta infondatezza, dispone l’avvio del procedimento istruttorio.
6. In alternativa alla situazione disciplinata al comma precedente, la Commissione etica, sentito l’interessato, eventualmente in contraddittorio con l’autore della segnalazione, può disporre l’archiviazione della pratica nel caso in cui ritenga non vi sia materia per procedere. Della avvenuta archiviazione viene data comunicazione all’autore della segnalazione e all’interessato.
7. Nel caso in cui la domanda non rispetti i criteri di cui all’art.9, la Commissione può invitare l’autore della segnalazione ad integrarla. Se non vi è possibilità di sanare il vizio, la Commissione delibera, nella prima seduta utile, di non prendere in considerazione l’istanza.
8. Quando un’istanza risponde ai criteri di forma previsti dal successivo art. 9, la Commissione delibera la presa in considerazione della stessa. In tal caso la Commissione comunica all’autore della segnalazione l’apertura del procedimento e il calendario della/e riunione/i per l’esame della questione sottopostale.
9. Al destinatario della segnalazione è inviata, almeno dieci giorni prima della seduta di trattazione, una comunicazione scritta contenente: a) l’indicazione chiara e precisa della violazione contestata; b) l’invito a presentarsi alla seduta di trattazione che deve essere fissata entro il termine di 30 giorni dal ricevimento della segnalazione; c) l’indicazione della facoltà dell’interessato di prendere visione della segnalazione, di farsi assistere da un collega o da un difensore e/o di presentare memorie scritte e, se necessario, indicare testimoni a suo favore.
10. L’istruttoria, ai fini della quale la Commissione può tra l’altro acquisire documentazione e sentire i soggetti coinvolti, si conclude di norma entro 60 giorni dal ricevimento della segnalazione con una relazione scritta che, approvata con il voto favorevole della maggioranza di 2/3 dei componenti della Commissione etica, è trasmessa al Rettore.
11. Tale relazione deve essere adeguatamente motivata in relazione ai principi e alle norme del Codice etico che risultano violati e alle risultanze dell’istruttoria.
12. Il Rettore, sulla base delle risultanze della Commissione Etica, trasmette gli atti ai componenti del Senato Accademico per i successivi adempimenti.
13. Il Senato Accademico delibera sulla proposta di sanzione, con provvedimento motivato e nel rispetto della riservatezza dei soggetti a qualsiasi titolo coinvolti, nella prima seduta utile immediatamente successiva alla trasmissione degli atti da parte del Rettore.
14. Nel caso di violazioni al Codice etico che siano attribuibili al Presidente della Commissione etica o ai membri della stessa, l’attività istruttoria preliminare alla decisione sarà compiuta dal Senato accademico.
15. Nel caso di violazioni al Codice etico che siano attribuibili al Rettore, l’attività istruttoria preliminare alla decisione sarà compiuta dal Senato accademico presieduto dal Pro-Rettore.

 

 

Art. 9 Modalità per effettuare le segnalazioni

1. La Commissione prende in considerazione unicamente le istanze scritte che diano una dettagliata e motivata descrizione di fatti, atti o comportamenti, che siano corredate da adeguata documentazione, ove disponibile e/o acquisibile, e che siano dotate di sottoscrizione.
2. Tali istanze potranno pervenire alla Commissione all’indirizzo email: commissione.etica@sm.univpm.it, ovvero con plico raccomandato indirizzato direttamente alla stessa o al suo Presidente. Resta salva, per la Commissione, la possibilità di attivarsi d’Ufficio o su iniziativa diretta del Rettore. Il segnalante può usufruire del modulo appositamente predisposto dall’Amministrazione universitaria e liberamente scaricabile dal sito web: http://www.univpm.it/Entra/Ateneo/Organi_di_Ateneo/Commissione_Etica . In ogni caso, la segnalazione deve essere analiticamente dettagliata in ordine alla ricostruzione dei fatti e dei profili di violazione del Codice Etico, nonché debitamente sottoscritta.

 

 

Art. 10 Violazioni del Codice etico e sanzioni

1. L’inosservanza dei principi e delle disposizioni del Codice dà luogo all’applicazione delle sanzioni previste al successivo comma 3.
2. Le sanzioni, sulla base del parere della Commissione etica, sono irrogate dal Senato Accademico nel rispetto del principio di proporzionalità e gradualità fra la gravità dell’infrazione e la sanzione e nel rispetto del principio di tassatività.
3. In base a quanto previsto dall’art. 24, comma 2 dello Statuto, le sanzioni possono consistere in un richiamo riservato o in un richiamo pubblico.
4. Il richiamo riservato consiste in un richiamo scritto, indirizzato con nota rettorale, in via riservata al soggetto responsabile della violazione accertata.
5. Il richiamo pubblico, applicabile nei casi di violazione grave o reiterata, comporta, oltre a quanto previsto per il richiamo riservato, anche la pubblicazione su apposita area intranet del sito web istituzionale di Ateneo di un estratto della nota di richiamo, che sarà consultabile per un tempo massimo di tre mesi.
6. I provvedimenti adottati dal Senato Accademico sono in ogni caso trasmessi in copia al Responsabile della struttura di appartenenza dell’interessato e inseriti nel suo fascicolo personale.
7. Su richiesta del soggetto sottoposto a segnalazione, il provvedimento con cui è stata disposta l’archiviazione può essere reso pubblico.
8. Il Senato Accademico, su proposta del Rettore, può disporre la pubblicazione su area intranet del sito web di Ateneo delle sanzioni applicate prive di riferimenti nominali e/o che consentano di risalire agli autori delle violazioni, ove si ritenga che la conoscenza delle sanzioni applicate e delle violazioni possa servire a orientare le condotte degli appartenenti della comunità accademica e a inibire condotte vietate.
9. Chiunque segnali fatti inesistenti allo scopo di denigrare qualcuno o, comunque, di ottenere vantaggi nel lavoro e nello studio ne risponde disciplinarmente.
10. Nel caso sia dimostrata l’infondatezza della segnalazione, la Commissione etica propone le misure nell'ambito delle proprie competenze al fine di riabilitare il buon nome della persona oggetto della segnalazione.

 

 

Art. 11 - Procedimento per la richiesta di parere

1. Il procedimento per la richiesta di parere circa l’interpretazione delle norme del Codice etico è attivato da un componente della comunità universitaria.
2. Le richieste di parere di cui al comma precedente sono indirizzate per iscritto alla Commissione etica.
3. Non vengono prese in considerazione le richieste di parere anonime.
4. Le richieste di parere non devono contenere riferimenti nominativi ai componenti della comunità universitaria.
5. La Commissione etica, dopo aver valutato la non manifesta infondatezza della richiesta, e dopo aver verificato che sia dotata di sottoscrizione e che non contenga riferimenti nominativi, avvia il procedimento finalizzato alla formulazione del parere.
6. L’attività consultiva della Commissione etica si conclude entro 60 giorni dal ricevimento della richiesta di parere con la formulazione di un parere scritto che, approvato con il voto favorevole della maggioranza di 2/3 dei componenti, è trasmesso al Rettore nei 30 giorni successivi.
7. Il Rettore trasmette il parere della Commissione etica al Senato Accademico il quale delibera sull’interpretazione da dare alla norma del Codice etico sottoposta a parere.
8. Il parere deliberato dal Senato Accademico è inserito in un’apposita raccolta, pubblicata su area intranet del sito web di Ateneo.

 

 

Art. 12  Diritti di informazione, audizione e accesso agli atti

1. La Commissione ha diritto di accesso a tutte le informazioni e i documenti amministrativi necessari all’espletamento delle proprie attività.
2. La Commissione, in relazione alla necessità di verificare eventuali violazioni del Codice etico, ha diritto di accesso a dati e documenti, nel rispetto delle vigenti normative in materia di riservatezza.
3. La Commissione ha altresì il diritto di richiedere l’audizione di persone che ritiene informate sui fatti sui quali è chiamata a deliberare.

 

 

Art. 13  Rapporti tra la Commissione e gli altri organismi dell’Università Politenica delle Marche

1. I rapporti tra la Commissione e gli altri organismi dell’Ateneo sono improntati ad una costante ed efficace collaborazione.
2. Nella svolgimento della propria attività la Commissione si raccorda, in particolare, con il Comitato Unico di Garanzia, la Divisione Risorse Umane e il Collegio di disciplina dell’Ateneo.
3. Nel caso in cui dall’attività istruttoria emerga che il comportamento segnalato possa integrare una violazione di natura disciplinare, il Presidente della Commissione sospende il procedimento e trasmette gli atti, unitamente ad una relazione circostanziata, al Collegio di disciplina o all’Ufficio per i procedimenti disciplinari, a seconda che l’autore della presunta violazione appartenga al ruolo del personale docente e ricercatore o a quello del personale dirigente o tecnico amministrativo. Al termine del procedimento disciplinare, indipendentemente dall’esito dello stesso, il procedimento dinanzi la Commissione etica riprende il suo corso.
4. Nel caso in cui dall’attività istruttoria emerga che il comportamento segnalato possa integrare una violazione di natura penale, la Commissione sospende il procedimento e trasmette gli atti al Rettore per i provvedimenti di competenza.
5. Qualora i comportamenti segnalati riguardino interessi la cui cura è affidata al Comitato Unico di garanzia (CUG), il Presidente della Commissione acquisisce preventivamente il parere di tale organo. Ricevuto il parere di quest’ultimo, la Commissione proseguirà nel procedimento.
6. Il procedimento per l’accertamento delle eventuali violazioni del Codice Etico è sospeso nel caso di avvio o pendenza di procedimento giudiziario.

 

 

Art. 14 – Relazione annuale sulla attività svolta 

1. La Commissione etica, in base a quanto previsto dall’art. 14 del Codice etico, è tenuta a  presentare alla comunità universitaria un rapporto alla fine di ciascun anno accademico, nel quale sono riportati anche i casi trattati, sia su segnalazione, sia d’ufficio, e la soluzione di ciascuno di essi, omettendo qualsiasi riferimento nominativo. Nel rapporto possono altresì essere esposte le considerazioni generali della Commissione Etica sulla misura di soddisfazione delle attese etiche della comunità e i suggerimenti per assicurarne la massima effettività.
2. Le relazioni annuali della Commissione etica vengono pubblicare nel sito web di Ateneo alla pagina http://www.univpm.it/Entra/Ateneo/Organi_di_Ateneo/Commissione_Etica

 

 

Art. 15 - Validità e modifiche del Regolamento

1. Il presente regolamento è approvato dal Senato Accademico. E’ emanato con decreto rettorale ed è pubblicato sul sito istituzionale dell’Ateneo. Entra in vigore il giorno successivo alla data della sua pubblicazione.
2. Le modifiche al presente Regolamento sono proposte dalla maggioranza dei 2/3 dei componenti della Commissione e approvate dal Senato Accademico.