Informativa per gli studenti per lo svolgimento della didattica, in presenza e a distanza e degli esami di profitto, delle sedute di laurea e delle sedute per il conferimento dei titoli post-lauream in via telematica durante la fase 3 del periodo di permanenza dell'emergenza sanitaria Covid-19

Informativa resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) del 27 aprile 2016 per il trattamento dei dati personali degli studenti ai fini dello svolgimento della didattica in presenza e a distanza, sincrona e asincrona, e per svolgimento a distanza, ove previsto, degli esami di profitto e delle sedute di laurea nonché delle sedute per il conferimento dei titoli post-lauream dell’Università Politecnica delle Marche, durante il periodo di erogazione della didattica in presenza e a distanza, per l’emergenza sanitaria COVID-19, ai sensi della normativa relativa all’emergenza sanitaria e del protocollo UNIVPM fase 3.

 

Il Regolamento UE 2016/679 del parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (GDPR), prevede la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali.

I dati personali forniti ai fini dell’erogazione della didattica in presenza e a distanza, sincrona e asincrona e, ove previsto, dello svolgimento a distanza degli esami di profitto, di laurea e per il conferimento dei titoli post-lauream, saranno trattati in conformità al Regolamento Generale per la Protezione dei Dati - Regolamento UE 2016/679 e al Decreto Legislativo n. 196/2003 e s.m.i. “Codice in materia di protezione dei dati personali” come novellato dal D.Lgs. 101/2018. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

 

 

Ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento UE 2016/679, si forniscono le seguenti informazioni.

 

1. IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

 

    Università Politecnica delle Marche in persona del Magnifico Rettore (Legale rappresentante) - Indirizzo: P.zza Roma, n.22, 60121 ANCONA - tel. 071.2201 - email: info@univpm.it - pec.: protocollo@pec.univpm.it;

2. IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

 

    Dott.ssa Rosalba Sacchettoni - Indirizzo: via Oberdan, n. 8, 60121 ANCONA - tel. 071.2203002

    pec.: rpd@pec.univpm.it;

 

3. TIPOLOGIA DATI TRATTATI, FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

 

I dati personali forniti dagli studenti saranno trattati dall’Università Politecnica delle Marche nel rispetto della normativa vigente per le finalità di erogazione della didattica in presenza e a distanza, sincrona e asincrona e per lo svolgimento a distanza, ove previsto, degli esami orali e/o scritti, di laurea e per il conferimento dei titoli post-lauream.

In particolare, nell’ambito di tale finalità saranno trattati dati personali quali: dati identificativi personali, verificati in sede di esame on-line tramite visualizzazione o acquisizione della scansione del documento di riconoscimento, l’e-mail istituzionale o personale, l’indirizzo IP, l’orario del collegamento, l’immagine e la voce - dati che verranno utilizzati per la visualizzazione in streaming da parte di altri studenti della lezione sincrona erogata in presenza, per consentire allo studente di partecipare alle lezioni a distanza (sia sincrona che asincrona), sostenere in via telematica, ove previsto, l’esame di profitto (orale e/o scritto) e finale.

Nel corso delle lezioni erogate sia in presenza che a distanza e diffuse in streaming attraverso la piattaforma Teams, il docente potrà procedere alla registrazione della lezione affinché la stessa possa poi essere resa disponibile nella piattaforma e-learning per essere seguita in differita dagli studenti.

Inoltre, in caso di svolgimento della prova scritta in via telematica, al fine di consentire la verifica del corretto svolgimento della prova e di prevenire possibili frodi, sarà effettuata, a cura del docente, la registrazione dello svolgimento della prova scritta stessa.

In tali casi pertanto, i dati trattati saranno anche l’immagine e/o la voce acquisite tramite le registrazioni audio/video effettuate durante la lezione e durante lo svolgimento delle prove scritte.

 

 

4. BASE GIURIDICA DEI TRATTAMENTI

 

La base giuridica del trattamento, ai sensi dell’art. 6, par 1, lett. e) par 3, lett. b) del GDPR e ai sensi dell’art. 9 par 2 lett. g), nonché degli artt. 2-ter e art. 2 sexies, comma 2, lett. bb) del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. è la necessità di adempiere a compiti di interesse pubblico di cui è investito il Titolare del Trattamento, quale sede primaria di istruzione superiore e ricerca, che opera in attuazione dell’art. 33 della Costituzione e dell’art. 6 della legge n. 168/1989 e s.m.i.e dello Statuto dell’Università Politecnica delle Marche.

La base giuridica del trattamento dell’immagine e/o della voce acquisite tramite le riprese audio/video effettuate durante le lezioni in presenza o a distanza, ed erogate in streaming è il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par 1 lett a) del GDPR. La partecipazione attiva dello studente alla lezione in seguito all’avviso dell’avvio della registrazione indica che lo stesso ha fornito il proprio consenso a partecipare alla registrazione della lezione medesima, quale azione positiva inequivocabile del consenso medesimo.

Il trattamento dei dati connesso alla gestione di eventuali reclami o contenziosi e per la prevenzione e repressione di qualsiasi attività illecita trova giustificazione negli artt. 6 par 1, lett. f) e 9 par 2 lett. f) GDPR.

 

 

5. MODALITA' DEL TRATTAMENTO

 

La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali sono trattati.

I dati personali conferiti sono trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, previsti dall’articolo 5 GDPR, con l’ausilio di strumenti informatici e telematici atti a memorizzare e gestire i dati stessi, e comunque in modo tale da garantirne la sicurezza, l’integrità e la disponibilità e tutelare la massima riservatezza dell’interessato.

Le modalità di svolgimento della didattica e degli esami, in questo periodo di emergenza epidemiologica, sono disponibili sul sito di Ateneo.

Le registrazioni delle lezioni svolte in presenza o a distanza e diffuse in streaming, verranno rese disponibili dal docente sulla piattaforma e-learning del proprio corso di insegnamento in modo tale che la lezione sia fruibile anche in modalità differita. Le registrazioni delle lezioni caricate dai docenti su questa piattaforma hanno pertanto finalità meramente didattiche ed illustrative e non sono modificabili dagli studenti, che potranno soltanto visualizzarle con divieto di ulteriore diffusione. Per ogni altro utilizzo o eventuale diffusione, anche su internet, è necessario prima informare le persone coinvolte nella registrazione (professori, studenti) e ottenere il loro consenso. I comportamenti non conformi a quanto sopra indicato saranno perseguiti a norma di legge.

Le registrazioni realizzate nel corso degli esami scritti svolti, ove sia previsto , in via telematica, da parte dei docenti, verranno utilizzate da questi in modo riservato esclusivamente per verificare e garantire la correttezza dello svolgimento della prova; effettuata la suddetta verifica, verranno cancellate entro 48 ore dal termine della prova stessa.

Al di fuori dei suddetti casi, nello svolgimento a distanza degli esami di profitto è fatto assoluto divieto a chiunque di registrare, per intero o in parte, con strumenti di qualsiasi tipologia, l’audio, il video o l’immagine della seduta a distanza e di diffondere gli stessi in qualsivoglia modo siano stati ottenuti. I comportamenti non conformi a quanto prescritto saranno perseguiti a norma di legge.

La riproduzione di foto e video, laddove previste, secondo quanto sopra descritto, e qualsiasi altro trattamento effettuato con gli stessi non avverrà mai in contesti che possano pregiudicare la dignità personale, il decoro e la sicurezza dell’interessato.

 

 

6. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

 

I dati personali verranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono stati trattati o per i tempi necessari in relazione ad obblighi di legge.

Non saranno conservati dati diversi rispetto a quelli necessari all’erogazione della didattica in presenza e a distanza e a garantire il regolare svolgimento, ove previsto, in via telematica dell’esame e la sua verbalizzazione, esattamente come in presenza e per il solo tempo a ciò utile.

La verbalizzazione degli esami avverrà in modalità telematica tramite gli strumenti già in uso (Esse3), con conservazione illimitata per la gestione delle carriere universitarie e per finalità di archivio.

L’eventuale registrazione video della prova scritta svolta in via telematica sarà conservata per il tempo strettamente necessario alla verifica della correttezza della prova stessa, in ogni caso non superiore a 48 ore. Successivamente, i dati potranno essere trattati esclusivamente per il tempo massimo necessario per l’esercizio o la difesa dei diritti del Titolare in sede stragiudiziale e/o giudiziale.

 

 

7. I DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI ED EVENTUALE TRASFERIMENTO DEI DATI AD UN PAESE TERZO O AD UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE

 

Per garantire la pubblicità della seduta d’esame orale o della seduta di laurea/conferimento titolo post-lauream svolta in via telematica, obbligatoria anche per fini di trasparenza, correttezza e imparzialità nello svolgimento della prova, l’accesso in streaming sarà consentito secondo quanto indicato nelle apposite istruzioni e/o negli avvisi presenti nei siti delle Facoltà, tramite collegamento al link dell’esame, o della seduta, in sola visualizzazione e ascolto, ricostruendo nell’aula virtuale il comportamento normalmente possibile nell’aula fisica.

Nell’ambito delle finalità di cui sopra, i dati trattati verranno comunicati o saranno comunque accessibili ai docenti interessati all’erogazione della didattica in presenza e a distanza, ed esami a distanza, al personale e collaboratori assegnati ai competenti Uffici dell’Università che, per il trattamento dei dati, saranno adeguatamente istruiti dal Titolare.

I dati personali potranno altresì essere accessibili e/o trasmessi a soggetti che trattano i dati medesimi in esecuzione di specifici contratti, quali ad es, i Fornitori di servizi IT, e che saranno, all’uopo, nominati Responsabili del trattamento e debitamente istruiti dal Titolare.

Al di fuori dei predetti casi, i dati personali non vengono comunicati o diffusi a terzi e non saranno trasferiti verso Paesi terzi od organizzazioni internazionali. Il Titolare si avvale di servizi Cloud offerti da alcuni fornitori, adeguatamente qualificati quali Responsabili del Trattamento; ai sensi dell’art. 44 del GDPR, il trasferimento dei dati verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale avverrà solo al sussistere di una decisione di adeguatezza ai sensi dell’art. 45 o di garanzie adeguate o in presenza del consenso dell’interessato.

 

 

8. OBBLIGO DI FORNIRE I DATI E LE CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO DEI DATI

 

ll conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 3 è necessario ai fini della erogazione della didattica in presenza e a distanza, e degli eventuali esami a distanza. In caso di rifiuto, lo studente non potrà partecipare alle lezioni erogate in streaming e/o, in caso di mancato consenso, alla loro registrazione, né sostenere in modalità telematica l’esame di profitto o l’esame di laurea, o per conferimento titolo post lauream.

 

 

9. DIRITTI DELL'INTERESSATO

 

In riferimento ai dati personali conferiti, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:

• accesso ai propri dati personali ai sensi dell’art. 15 GDPR;
• revoca del consenso eventualmente prestato per i trattamenti non obbligatori dei dati, con la precisazione che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato fino alla revoca stessa;
• rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento dei dati ai sensi degli artt. 16, 17 e 18 GDPR, nei casi consentiti dalla legge;
• opposizione al trattamento dei dati, ove prevista;
• portabilità dei dati (diritto applicabile ai soli dati in formato elettronico) ai sensi dell’art. 20 GDPR;

Al fine di esercitare i diritti di cui sopra l’interessato potrà rivolgersi al Responsabile della Protezione Dati come sopra identificato.

 

 

10. RECLAMO

 

L’Interessato ha inoltre diritto di avanzare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) o all’Autorità Garante dello Stato dell’UE in cui l’Interessato risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione, in relazione a un trattamento che consideri non conforme.

 

11. MODIFICHE ALLE INFORMAZIONI

 

Le presenti Informazioni potrebbero subire delle modifiche nel tempo. Si consiglia, pertanto, di verificare, nella sezione Privacy del sito web www.univpm.it, che la versione a cui ci si riferisce sia la più aggiornata.