Sezione E - Regolamento delle missioni, delle trasferte e relativo rimborso spese

Premessa

1. Il presente Regolamento disciplina, ai sensi del Regolamento di Ateneo per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità, le modalità di conferimento e il trattamento economico degli incarichi di missione.

Art. 1 - Definizioni

1. Per “missione”, ai fini del presente Regolamento, si intende la prestazione di un’attività istituzionale, svolta nell’interesse dell’Università, effettuata dal personale con rapporto di lavoro subordinato a tempo indeterminato o determinato fuori dall’ordinaria sede di servizio, sia sul territorio nazionale sia su quello estero.

2. Per “trasferta”, ai fini del presente Regolamento, si intende la prestazione di un’attività di lavoro o formazione svolta sia sul territorio nazionale sia su quello estero, al di fuori della sede stabilita, nell’interesse dell’Università Politecnica delle Marche, effettuata da soggetti diversi da quelli di cui al comma 1 del presente articolo che hanno un rapporto formalizzato con l’Università Politecnica delle Marche.

3. Per “rimborso spese” si intende l’indennizzo, nei limiti e secondo le regole stabilite dal presente Regolamento, delle spese sostenute per effettuare la missione o la trasferta.

Art. 2 - Ambito soggettivo di applicazione

1. La missione può essere svolta dal personale con rapporto di lavoro subordinato a tempo indeterminato e determinato, inclusi gli operai a tempo determinato dell’Azienda Agraria.

2. La trasferta può essere svolta da:

    a) titolari di rapporto di lavoro subordinato con altre università, anche estere, altre amministrazioni, enti pubblici o privati, imprese;

    b) dottorandi di ricerca, titolari di borse di studio, di contratti di ricerca e di assegni di ricerca, specializzandi medici e non medici;

    c) collaboratori esterni;

    d) qualsiasi soggetto inserito nei programmi di ricerca, di mobilità e nei progetti finanziati da enti esterni;

    e) qualsiasi soggetto, compresi gli studenti, formalmente incaricato ad espletare un’attività nell’interesse dell’Università Politecnica delle Marche.

3. Il presente regolamento si applica anche al personale docente in congedo, in anno sabbatico, aspettativa o fuori ruolo che, ai sensi della vigente normativa nazionale e dei Regolamenti interni all’Ateneo, può accedere o utilizzare fondi di ricerca, purché le missioni siano inerenti la stessa ricerca e purché il luogo in cui si svolge la missione sia diverso da quello in cui presta la sua attività. 

4. Gli accompagnatori di persone diversamente abili hanno diritto al medesimo rimborso delle spese riconosciuto al titolare della missione o della trasferta. I giustificativi degli accompagnatori devono essere ad essi intestati.

5. Con riferimento alle tipologie di personale per le quali è ammesso il rimborso delle spese per l’uso dell’auto propria si rimanda alla normativa nazionale e successive modificazioni e integrazioni.

Art. 3 - Autorizzazione alla missione

1. Il personale con rapporto di lavoro subordinato a tempo indeterminato o determinato per poter svolgere la missione deve essere preventivamente autorizzato, utilizzando la procedura informatizzata dell’Ateneo.

2. L’autorizzazione alla missione è preventiva ed è concessa, previa verifica della copertura della spesa, a domanda dell’interessato. 

3. L’autorizzazione alla missione compete ai Responsabili dell’organizzazione, individuati mediante apposito atto del Direttore Generale.

4. Le missioni compiute da: Rettore, Direttore Generale, Prorettore, Direttori di dipartimenti e Centri, Presidi, non sono soggette ad autorizzazione. Rimane confermato l’obbligo di compilare e sottoscrivere la modulistica relativa all’autorizzazione e di verificare la copertura finanziaria.

5. La richiesta e la relativa autorizzazione devono contenere gli elementi necessari per individuare soggetto, sede di servizio, residenza o, se diversa, abituale dimora, oggetto, durata, luogo, mezzi di trasporto e fondi su cui deve gravare il rimborso, nonché gli elementi utili per attivare le coperture assicurative.

6. Per i rimborsi spese che gravano su fondi finalizzati, relativi all’attività di ricerca, l’autorizzazione deve essere vistata anche dal responsabile dei fondi stessi.

7. L’autorizzazione alla missione deve essere richiesta preventivamente, di norma almeno 2 giorni prima dell’inizio della missione.

Art. 4 - Incarico alla trasferta

1. Il personale che ha un rapporto formalizzato con l’Università Politecnica delle Marche diverso da quello di lavoro subordinato può essere incaricato ad espletare l’attività oggetto del rapporto stesso in un luogo diverso da quello pattuito.

2. Il rimborso delle spese deve essere espressamente previsto nell’atto con cui viene formalizzato il rapporto con l’Università Politecnica delle Marche.

3. L’incarico di trasferta deve essere preventivamente autorizzato previa verifica della copertura di spesa. i soggetti di cui all’art. 2 punto 2 lett b) si utilizza la piattaforma informatizzata di Ateneo.

4. L’incarico alla trasferta è conferito dal responsabile dell’unità organizzativa presso la quale il soggetto svolge la sua attività e dal referente contrattuale. Per i rimborsi spese che gravano su fondi finalizzati,
l’incarico deve essere firmato anche dal responsabile dei fondi stessi.

5. L’incarico alla trasferta deve contenere tutti gli elementi previsti dal comma 5 dell’articolo 3 del presente Regolamento, se compatibili. 

6. Il rimborso delle spese stabilito nel presente Regolamento è sottoposto alla specifica disciplina tributaria in ragione del rapporto intercorrente tra il percettore e l’Università Politecnica delle Marche, sulla base delle norme vigenti tempo per tempo.

Art. 5 - Imputazione della spesa

1. Le spese per le missioni/trasferte gravano sui fondi disponibili e sui finanziamenti destinati all'esecuzione e alla realizzazione di attività, di programmi di ricerca, di commesse e prestazioni conto terzi ed ai fondi di funzionamento assegnati alle strutture. Lo scopo per cui la missione è effettuata deve essere attinente all'eventuale destinazione dei fondi impiegati.

2. È consentita l'imputazione dei rimborsi relativi alla missione/trasferta anche su più fondi purché sia sempre verificabile la compatibilità tra l'oggetto della missione/trasferta e la finalizzazione di ogni fondo. La compatibilità, se non immediatamente rilevabile, deve essere certificata dal titolare responsabile dei fondi.

Art. 6 - Durata della missione e della trasferta ai fini del riconoscimento delle spese

1. Ai fini del calcolo delle spese della missione o trasferta, si considera il tempo compreso tra l’ora di partenza dal comune sede di servizio e l’ora di rientro nella medesima sede. È ammissibile la partenza o l’arrivo dal luogo di residenza/dimora abituale solo se questa è più vicina al luogo della missione o trasferta e comunque quando è economicamente più conveniente per l’Università Politecnica delle Marche. Nel caso di trasferte, qualora non sia possibile stabilire una sede, ai fini della durata, si assume di norma come luogo di partenza la residenza o l’abituale dimora, se non coincidenti.

2. Di norma l’interessato è tenuto a rientrare nella stessa giornata se il luogo di destinazione della missione o trasferta dista non oltre 100 km. Quando non è possibile la partenza e/o il rientro nella stessa giornata a causa della distanza, degli orari dei mezzi di trasporto o degli orari dell’attività da svolgere, può essere autorizzata la missione o trasferta purché l’inizio della missione o trasferta decorra al massimo dal giorno prima l’inizio delle attività e termini al massimo il giorno successivo.

3. Eccezionalmente, con richiesta motivata, potranno essere rimborsate le sole spese di viaggio di andata e ritorno sostenute al di fuori dell’arco temporale indicato al comma 2.

4. L’arco di tempo valido al fine della copertura assicurativa, del rimborso delle spese di vitto e di pernottamento si calcola secondo i criteri di cui al comma 1 del presente articolo.

5. Per le missioni continuative nella medesima località sul territorio nazionale, il rimborso delle spese non può essere corrisposto per più di 240 giorni. Tale limite è ridotto a 180 giorni per le missioni effettuate
all’estero.

6. Quando la durata della missione supera i 30 giorni, l'autorizzazione del Direttore del Centro ai professori e ai ricercatori è subordinata al parere del Consiglio di Dipartimento di appartenenza.

7. Nel caso di missione all'estero superiore alla durata di 30 giorni svolta da personale tecnico ovvero di missione all'estero svolta dal personale amministrativo l'autorizzazione deve essere concessa dal Direttore Generale.

Art. 7 - Documentazione per il rimborso spese

1. Il rimborso delle spese deve essere espressamente richiesto dall’interessato mediante la compilazione di apposita modulistica debitamente sottoscritta, in relazione alla procedura indicata negli articoli precedenti.

2. Ai fini organizzativi e nel rispetto dei principi contabili, la richiesta di rimborso delle spese di missione sostenute deve essere presentata nel termine di sei mesi dal compimento della missione.

3. Il rimborso delle spese avviene dietro presentazione dei documenti in originale, privi di alterazioni e tali da evidenziare le tipologie di spese e il riferimento alla persona titolare del diritto al rimborso.
Sono ammessi anche documenti commerciali non indicanti il nominativo di chi ha effettuato la spesa a condizione che essa sia stata sostenuta nei luoghi e nel tempo di svolgimento della missione o trasferta. Nel caso di unica ricevuta per più soggetti, deve essere specificata la quota di cui si chiede il rimborso; in assenza l’importo totale è diviso tra il numero di persone.

4. In caso di smarrimento o furto dei titoli di viaggio, in luogo degli originali è accettata, ai fini del rimborso, la denuncia all’Autorità di Pubblica Sicurezza.

Art. 8 - Spese rimborsabili

1. Sono rimborsabili le spese documentate di missione e trasferta relative a:
viaggio e trasporto;
vitto;
alloggio.

2. Sono rimborsabili integralmente su presentazione di regolari ricevute le seguenti spese complementari direttamente connesse allo svolgimento della missione o della trasferta e qualificabili come spese di viaggio, vitto e alloggio:
a) le spese per visti consolari;
b) le tasse di soggiorno;
c) le spese per vaccinazioni obbligatorie;
d) l’assicurazione sanitaria obbligatoria a copertura delle spese mediche, farmaceutiche e
ospedaliere nei Paesi extra UE;
e) fotocopie, stampe, poster, dispense, opuscoli, se documentate e sostenute nell’interesse
esclusivo dell’Ateneo.

3. Sono rimborsabili nel limite totale giornaliero di € 15,00 per l’Italia e € 25,00 per l’estero le seguenti spese:
a) spese per vaccinazioni raccomandate e spese farmaceutiche per profilassi;
b) mance, quando incluse nel documento di spesa;
c) deposito bagagli;
d) parcheggio (incluso garage alberghiero);
e) collegamento a Internet;
f) spese postali;
g) commissioni bancarie;
h) spese per cambio valute.

4. Sono rimborsabili le quote di iscrizione a convegni, conferenze e seminari, gli ingressi a musei e mostre inerenti all’oggetto della missione e della trasferta, qualora non programmabili, necessarie e che non
sia stato possibile perfezionare in tempo utile dagli uffici competenti. È anche ammessa, su richiesta dell’interessato, l’erogazione anticipata dell’intero importo.

5. Se la località della missione o trasferta corrisponde al comune in cui l’interessato ha la propria residenza o dimora abituale sono riconosciute le spese documentate di viaggio e trasporto.

Art. 9 - Massimali di spesa rimborsabili per missioni e trasferte

1. Le missioni devono essere rispondenti ai criteri di efficienza ed economicità della Pubblica Amministrazione, all’interno dei seguenti massimali di spesa giornalieri:

2. Con riferimento a spese di viaggio e alloggio, per particolari e motivate esigenze istituzionali e per gli organi di Ateneo è possibile derogare ai massimali di cui sopra.

Art. 10 - Spese di viaggio e trasporto

1. Le spese di viaggio sono quelle sostenute per gli spostamenti necessari per raggiungere la località della missione o trasferta e per il rientro.

2. Per determinare il rimborso delle spese di viaggio si considera come luogo di partenza e rientro quello del territorio comunale della sede di servizio. Può essere considerato luogo di partenza quello di residenza o dimora abituale purché questa sia più vicina al luogo della missione o trasferta e non comporti oneri aggiuntivi per l’Università Politecnica delle Marche.

3. Il personale inviato in missione o trasferta è tenuto ad usare i mezzi ordinari di linea compresi i mezzi di trasporto messi a disposizione dall’Università Politecnica delle Marche. Nelle spese di viaggio sono
inclusi, quando previsti, i diritti di agenzia.

4. L’impiego dei mezzi straordinari, mezzi noleggiati o auto propria, è sempre subordinato alla preventiva autorizzazione e alla sussistenza di almeno una delle seguenti condizioni, esplicitamente dichiarate e circostanziate:
a) sciopero dei mezzi ordinari;
b) il luogo della missione o trasferta non è servito da mezzi ordinari di linea;
c) la convenienza economica per l’Università Politecnica delle Marche dimostrata producendo, a
cura dell’interessato, una tabella comparativa considerando tutte le spese dalla quale emerga con
chiarezza l’economicità dell’uso di tale mezzo;
d) l’esistenza di una particolare esigenza di servizio o la necessità di raggiungere rapidamente il
luogo o di rientrare al più presto in sede per motivi istituzionali;
e) il trasporto di materiali e/o strumenti delicati o ingombranti indispensabili per espletare
l’attività oggetto della missione o della trasferta;
f) incompatibilità di orario dei mezzi ordinari con le esigenze dell’attività da espletare fuori sede.

5. Per l’uso autorizzato del mezzo proprio al personale non contrattualizzato compete un rimborso chilometrico pari ad un quinto della media settimanale del prezzo di un litro di benzina verde ricavato dal sito del Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica e l’eventuale pedaggio autostradale. Si rimborsa la spesa per il pedaggio autostradale previa presentazione del relativo documento giustificativo. Spetta al personale contrattualizzato, l’equivalente del costo dei biglietti di andata e ritorno del mezzo ordinario economicamente più conveniente nella fascia oraria di svolgimento della missione.

6. Le spese di trasporto sono quelle sostenute per gli spostamenti nell’area urbana di svolgimento della missione o della trasferta e quelle per raggiungere stazioni, aeroporti e porti.

7. Nel luogo di svolgimento della missione o della trasferta e nel territorio comunale della sede di servizio si è tenuti all’uso dei mezzi ordinari di linea. È ammesso il rimborso del costo del biglietto. Sono
rimborsabili: carnet di viaggi, biglietti giornalieri o multipli quando l’interessato dimostra la convenienza economica per l’Università Politecnica delle Marche.

8. Nella sede di servizio l’uso del taxi o dei mezzi a noleggio è ammesso per le tratte di andata e ritorno verso/da aeroporti, stazioni e porti esclusivamente nei seguenti casi:
a) sciopero dei mezzi ordinari;
b) trasporto di materiali e/o strumenti delicati o ingombranti indispensabili per espletare l’attività
oggetto della missione o della trasferta;
c) utilizzo nella fascia oraria dalle ore 21,00 alle 7,00;
d) difficoltà a deambulare debitamente certificata;
e) incompatibilità di orario dei mezzi ordinari con le esigenze di servizio.
Resta escluso il rimborso delle spese per l’uso di mezzi di trasporto ordinari e straordinari per
raggiungere il territorio comunale della sede di servizio.

9. Per gli spostamenti nell’area urbana di svolgimento della missione e della trasferta è possibile il ricorso ai mezzi straordinari, taxi o mezzi a noleggio, anche condivisi purché documentati, nei casi previsti al
comma 8 del presente articolo e inoltre per motivi di sicurezza in paesi esteri la cui situazione è notoriamente rischiosa.

10. Il rimborso delle spese di taxi o di auto a noleggio è ammesso previa presentazione di idonea documentazione.

11. Al dipendente assente per ferie e che sia richiamato in servizio è riconosciuto il trattamento di missione per i viaggi da e per la località in cui fruisce le ferie stesse.

12. A garanzia dei rischi aerei per i voli sia nazionali sia internazionali, per il periodo del tragitto il personale in missione può sottoscrivere una polizza assicurativa per i casi di morte o di invalidità permanente, con diritto al rimborso del premio pagato con un massimale non superiore a 10 volte la retribuzione annua lorda, ai sensi dell’articolo 13 della legge n. 836/1973 e dell’articolo 10 della legge n. 417/78. Alle richieste di rimborso deve essere allegata idonea documentazione che comprovi l’aderenza della polizza sottoscritta a quanto sopra indicato. Non sono rimborsati i costi sostenuti per polizze non documentate o che abbiano caratteristiche difformi da quelle prescritte.

13. Per i viaggi in aereo la classe “business” o equipollente, può essere autorizzata solo nel caso in cui occorre raggiungere la sede di destinazione con volo transcontinentale di durata superiore alle 8 ore.

14. In linea con i principi di economicità, è obbligatorio acquistare biglietti “chiusi”. I biglietti “open” non sono rimborsabili se non nel caso in cui si dimostri, con idonei documenti, che il costo non è superiore
a quello del corrispondente biglietto chiuso per la medesima tratta, data e compagnia aerea ovvero in casi eccezionali, adeguatamente motivati dal medesimo dipendente e esplicitamente autorizzati. Con riferimento alle missioni del Rettore, del Prorettore vicario, del Direttore generale e dei Direttori di struttura possono essere acquistati biglietti che consentono il cambiamento dell’orario di viaggio
in caso di cambiamento del programma della missione.

Art. 11 - Spese di vitto

1. I pasti possono essere rimborsati solo se consumati nel luogo di svolgimento della missione e della trasferta o durante il viaggio di andata e ritorno. 

2. Per le missioni e trasferte di durata compresa tra le 4 e le 12 ore il limite previsto per il rimborso dei pasti è dimezzato. Per le missioni e le trasferte di durata inferiore a 4 ore è previsto il rimborso solo
delle spese di viaggio e trasporto.

3. Il rimborso delle spese di vitto, compresi i piccoli pasti, avviene previa presentazione in originale di idonea documentazione fiscale.

4. Nei Paesi in cui la documentazione rilasciata non contiene i dati di cui al comma 3 del presente articolo, l’interessato deve rilasciare apposita dichiarazione attestante tale circostanza e che i titoli riguardano spese ammissibili ai sensi del presente Regolamento ed effettivamente sostenute.

Art. 12 - Spese di alloggio

1. Le spese di alloggio sono rimborsate previa presentazione in originale o in formato digitale di fattura/ricevuta fiscale per il pernottamento in Italia e di documentazione equivalente nel caso di pernottamento all’estero.

2. Le spese per il pernottamento possono includere anche la mezza pensione o la pensione completa che devono essere specificate nella ricevuta e rientrare nei limiti stabiliti dall’art.8 del presente Regolamento. Nel caso in cui il costo della prima colazione non è incluso nel pernottamento è ammesso il rimborso che concorre al raggiungimento del limite previsto per il rimborso delle spese di vitto. È ammesso il rimborso della camera doppia uso singola.

3. È ammesso il rimborso delle spese per alloggio in residence o appartamento se economicamente più conveniente rispetto al costo medio degli alberghi nella medesima località, da dimostrare preventivamente in sede di autorizzazione. Il rimborso avviene previa presentazione di ricevuta quietanzata comprovante l’avvenuto pagamento.

Art. 13 - Missioni e trasferte all'estero

1. Per le missioni e le trasferte all’estero l’interessato, al momento dell’autorizzazione, deve scegliere il rimborso documentato o il trattamento alternativo.

2. In caso di rimborso documentato, oltre alle spese di viaggio sono rimborsate quelle alberghiere e quelle per il vitto in base a quanto stabilito nell’art. 9. È ammesso il rimborso delle spese per i mezzi di trasporto urbano o per l’uso del taxi per le tratte di andata e ritorno verso aeroporti, stazioni e porti, per raggiungere le sedi di svolgimento dell’attività.

3. In caso di trattamento alternativo oltre alle spese di viaggio è rimborsato un importo forfettario, a titolo di vitto e alloggio pari a € 70,00 al giorno.

4. Il trattamento alternativo è autorizzabile nel caso di missioni e trasferte superiori ad un giorno, incluso il tempo del viaggio, ed è riconosciuto per ogni ventiquattro ore compiute. Per durata oraria inferiore
alle dodici ore non spetta alcun importo; per periodi superiori alle dodici ore continuative è corrisposta una somma pari alla metà di € 70,00.

5. Nel caso di fruizione del trattamento alternativo non spetta alcun rimborso per l’utilizzo dei mezzi di trasporto pubblici urbani o dei taxi.

6. La quota di rimborso a forfait non spetta se si usufruisce di alloggio a carico dell’Università Politecnica delle Marche, di Istituzioni comunitarie o Stati esteri. In tali casi spetta il rimborso delle spese di viaggio, trasporto e vitto, come fissato al comma 2 del presente articolo.

7. Per i rimborsi delle spese pagate in valuta straniera, si applica il tasso ufficiale di cambio del giorno in cui la relativa spesa è stata sostenuta.

Art. 14 - Anticipazione delle spese

1. L’anticipazione delle spese è concessa su richiesta dell’interessato.

2. L’anticipazione delle spese è ammessa per il personale con rapporto di lavoro subordinato e per i soggetti di cui all’art 2 comma 2 del presente Regolamento per i quali è prevista una remunerazione dell’attività che consenta l’eventuale recupero delle somme anticipate.

3. L’anticipazione è concessa per missioni e trasferte superiori alle 24 ore e per una spesa non inferiore a € 100,00.

4. La richiesta di anticipazione delle spese deve essere presentata almeno 10 giorni lavorativi prima della data di inizio della missione o trasferta, salvo casi eccezionali e urgenti debitamente motivati.

5. L’anticipazione è quantificata nella misura del 75% delle spese preventivate.

6. Colui che ha richiesto e ottenuto l’anticipazione è tenuto, una volta terminata la missione o trasferta, a consegnare la documentazione completa al più presto e comunque non oltre 30 giorni dall’effettuazione. Decorso tale termine si procede al recupero dell’anticipo.

7. Coloro che, ottenuta l’anticipazione, siano impossibilitati ad effettuare la missione o trasferta devono restituire le somme ricevute entro 10 giorni dalla data in cui avrebbe avuto inizio la missione o la
trasferta. Decorso tale termine si procede al recupero dell’anticipo.

8. Se l’importo dell’anticipo risultasse superiore alle spese effettive, l’interessato deve provvedere alla restituzione della differenza entro 30 giorni dalla liquidazione della missione o trasferta. Decorso tale termine si procede al recupero della differenza.

9. E’ fatto divieto di concedere ulteriori anticipazioni a coloro che non hanno ottemperato alle disposizioni di cui ai commi 6, 7, 8 del presente articolo e fino a che permane la situazione debitoria nei confronti dell’Università Politecnica delle Marche.

Art. 15 - Missioni o trasferte non effettuate o interrotte

1. Nel caso di missioni e trasferte non effettuate per gravi e documentati motivi, l'interessato deve tempestivamente porre in essere tutte le azioni necessarie per ottenere il rimborso delle spese. Nella misura in cui il rimborso non sia possibile o sia di importo inferiore alla spesa effettivamente sostenuta si ha diritto al rimborso da parte dell'Ateneo per le spese documentate e per eventuali penali. L’impossibilità di ottenere il rimborso va espressamente dichiarata. Il rimborso è autorizzato con atto del Responsabile che ha autorizzato la missione o trasferta.

2. Per le missioni non effettuate o interrotte per motivi di lavoro si applicano le regole di cui al comma 1 del presente articolo. I motivi di lavoro devono essere attestati dal responsabile.

Art. 16 - Convenzioni

1. L'Università può stipulare convenzioni con agenzie, società alberghiere o di ristoro, società che gestiscono trasporti allo scopo di ottenere condizioni più favorevoli per i servizi offerti. In tal caso in sede di conferimento dell'incarico, l'interessato deve utilizzare i servizi delle società convenzionate salvo nel caso in cui ciò sia evidentemente incompatibile con lo svolgimento della missione o antieconomico.

Art. 17 - Norme finali

1. Il presente regolamento entra in vigore il 1° marzo 2023.

2. Per quanto non previsto nel presente Regolamento si applicano le norme vigenti in materia, in quanto compatibili, per i dipendenti civili delle amministrazioni dello Stato.

3. Qualora la missione o trasferta sia svolta nell’ambito di progetti di ricerca o mobilità internazionale o attività finanziate da terzi che prevedono apposite e specifiche discipline per i rimborsi delle spese, si
applicano queste ultime, fatta salva la normativa italiana in materia contributiva e fiscale. 

4. Dalla data di entrata in vigore del presente Regolamento è abrogato il Regolamento interno delle missioni approvato con DR 466 del 14 marzo 2011.