Regolamento delle sedute di Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione in modalità telematica dell'Università Politecnica delle Marche

Art. 1 - Ambito di applicazione

1.    Il presente regolamento disciplina le modalità di svolgimento, in via telematica, delle sedute del Senato Accademico e del Consiglio di Amministrazione.
2.    Per seduta telematica e riunione in modalità telematica si intende la riunione dell’organo collegiale in cui è previsto che uno o più componenti partecipi anche a distanza, da luogo diverso da quello fissato nella convocazione. La partecipazione a distanza deve avvenire secondo le modalità previste nei successivi articoli.

Art. 2 - Requisiti per la validità delle sedue e delle delibere

1.    Le adunanze del Senato Accademico e del Consiglio di Amministrazione possono svolgersi in videoconferenza, utilizzando collegamenti internet che permettano la percezione diretta, visiva e uditiva dei partecipanti, garantendo l’identificazione di tutti i partecipanti, la discussione, l’intervento e il diritto di voto in tempo reale degli argomenti affrontati.
2.    L’Università adotta tutti gli strumenti tecnici e telematici idonei a mettere a disposizione dei componenti il materiale delle sedute. Ai componenti deve essere garantito, oltre a quanto previsto al comma 1, la visione degli atti, lo scambio dei documenti, il diritto di voto e l’approvazione del verbale.
3.    Lo scambio dei documenti e degli atti indicati al comma precedente può avvenire preventivamente o contestualmente alla seduta in videoconferenza mediante l’uso di posta elettronica, ordinaria e certificata, mediante strumenti di condivisione, se previsti per la tipologia dell'organo collegiale, oppure tramite fax.
4.    E’ consentito collegarsi da qualsiasi luogo che consenta il rispetto delle prescrizioni di cui ai precedenti commi purché non pubblico o non aperto al pubblico e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la segretezza della seduta.
5.    Le condizioni del presente articolo devono sussistere ai fini della validità della seduta e delle delibere. Di tale verifica è responsabile il segretario verbalizzante che all’inizio della seduta verifica l’assenza di persone non appartenenti all’organo e constata, attraverso la trasmissione video, che il componente dell’organo abbia adottato gli accorgimenti di cui al comma 4 come, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’uso di cuffie.

Art. 3 - Convocazione e svolgimento delle sedute

1.    Ai fini della convocazione, dello svolgimento e della validità delle sedute e delle delibere si applicano le norme previste dallo Statuto e dal Regolamento di funzionamento dell’organo collegiale.
2.    Nell’avviso di convocazione, che può essere inoltrato anche per mezzo di posta elettronica, secondo quanto previsto dal Regolamento di funzionamento del singolo organo, deve essere prevista la possibilità di partecipare all’assemblea in videoconferenza.
3.    Il componente che intende avvalersi del mezzo della videoconferenza, almeno due giorni lavorativi prima della seduta, deve far pervenire la richiesta con l’indicazione, fra l’altro, del luogo da cui intende collegarsi.

Art. 4 – Manifestazione del voto

1.    La manifestazione del voto di chi partecipa alla seduta con il mezzo della videoconferenza deve avvenire in modo palese, per alzata di mano o nominativamente.
2.    Laddove l’ordine del giorno prevede che una delibera possa essere assunta con voto esclusivamente segreto, il componente che sia collegato in videoconferenza si considera assente giustificato, con conseguente applicazione delle norme dei Regolamenti di funzionamento o dello Statuto attinenti.

Art. 5 – Verbalizzazione

1.    La verbalizzazione delle adunanze spetta al Segretario, il quale deve essere posto nella condizione di percepire in maniera chiara gli interventi oggetto di verbalizzazione e i risultati delle votazioni sulle questioni poste all’ordine del giorno.
2.    Nel verbale devono essere indicati i nominativi e i luoghi in cui si trovano dislocati i componenti che partecipano con il mezzo della videoconferenza.
3.    Il Presidente dell’organo, anche per mezzo del Segretario, deve accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell’adunanza, verificare e proclamare i risultati della votazione.
4.    Il verbale deve essere approvato alla seduta successiva dell’Organo ed è sottoscritto dal Presidente e dal Segretario.
5.    La seduta è da ritenersi svolta nel luogo in cui si trova il Segretario dell’organo, che deve necessariamente trovarsi all’interno di uno dei locali in cui l’Università ha la propria sede.
6.    Nel verbale devono essere citati eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta e della votazione.

Art. 6 – Problemi di connessione

1.    Nell’ipotesi in cui nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse, vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso all’assemblea, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente dell’Organo che sia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, l’adunanza dovrà essere rinviata ad altro giorno.
2.    Qualora impossibilitato al collegamento sia il Presidente dell’organo, la funzione di Presidente sarà svolta dal componente che può ricoprire tale carica in base a quanto previsto dallo Statuto o dal relativo Regolamento di funzionamento.
3.    Nel caso in cui, durante una votazione, si manifestino dei problemi di connessione, e non sia possibile ripristinare il collegamento in tempi brevi, si può trasformare il collegamento in audioconferenza.

Art. 7 – Entrata in vigore

Il presente Regolamento è emanato con Decreto del Rettore ed entra in vigore il quindicesimo giorno successivo alla emanazione.