Regolamento per la tutela delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea

Emanato con D.R. n. 739 del 14 luglio 2023

in vigore a decorrere dal 15 luglio 2023

Premessa

L’Università Politecnica delle Marche (nel seguito anche semplicemente l’“Università”) garantisce parità e pari opportunità fra tutte le persone nello studio, nella ricerca e nel lavoro. Nel presente regolamento, l’uso del genere maschile sovraesteso è dovuto unicamente a esigenze di semplicità del testo.

Art. 1 – Finalità e ambito di applicazione

L’Università Politecnica delle Marche, al fine di tutelare l’interesse pubblico o l’integrità dell’Amministrazione, in conformità a quanto previsto dal D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, adotta una specifica procedura per la presentazione e gestione delle segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo (c.d. whistleblowing).
Destinatari della presente procedura sono le persone che operano nel contesto lavorativo dell’Università, individuate dall’art. 3 del D.Lgs. n. 24/2024, quali:
a) dipendenti dell’Università: personale tecnico-amministrativo, collaboratori ed esperti linguistici, personale dirigente, personale docente e ricercatore, sia a tempo indeterminato che a tempo determinato;
b) dipendenti delle società in house;
c) dipendenti degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio;
d) lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Università;
e) i lavoratori o collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi che realizzano opere in favore dell’Università;
f) liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Università;
g) volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Università;
h) persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso l’Università.
La procedura e le tutele previste nel presente regolamento si applicano non solo se la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni pervenga in costanza di rapporto di lavoro o di altro rapporto giuridico di cui al precedente comma 2, ma anche:
a) quando il predetto rapporto giuridico non sia ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Le misure di protezione di cui al Capo III del D.Lgs. n. 24/2023, fermo quando previsto dall’art. 17, commi 2 e 3 del predetto D.Lgs. n. 24/2023, si applicano altresì:
a) ai facilitatori, da intendersi, secondo quanto previsto dall’art. 2, comma 1, n. 6), lett. h) del D.Lgs. n. 24/2023, quale persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse lavorino, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Art. 2 – Oggetto della segnalazione

Ai sensi del presente regolamento, sono oggetto di tutela le segnalazioni di violazioni intese quali comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Università e che consistono in:
a) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nelle violazioni di disposizioni normative europee di cui al punto successivo;
b) violazioni di disposizioni normative europee che consistono in:
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.
Possono essere oggetto di segnalazione le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o denunciante intrattiene un rapporto giuridico ai sensi dell’art. 3, comma 1 o 2, del D.Lgs. n. 24/2023, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
Le informazioni sulle violazioni devono riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o denunciante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Non costituiscono oggetto del presente regolamento:
a) le informazioni su violazioni segnalabili o le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili;
b) le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante o denunciante, se attinenti esclusivamente al rapporto individuale di lavoro o di pubblico impiego ovvero se inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
c) le segnalazioni di violazioni disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione Europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
d) le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea;
e) le irregolarità nella gestione o organizzazione dell’attività degli uffici.

Art. 3 – Contenuto e modalità della segnalazione

La segnalazione deve essere effettuata in via prioritaria tramite canale interno all’Università.
Le segnalazioni interne possono essere effettuate:
a) in forma scritta, mediante apposita piattaforma informatica presente nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito dell’Università. Il servizio informatizzato garantisce la tutela di riservatezza del segnalante e la scelta dell’anonimato del segnalante. Alla segnalazione presentata nella piattaforma informatica ha accesso il solo Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (di seguito RPCT) attraverso delle credenziali riservate;
b) in forma orale, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante incontro diretto con il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza.
La segnalazione deve essere circostanziata e tempestiva. A tal fine deve contenere tutti gli elementi utili per consentire al RPCT di procedere alle dovute e opportune verifiche e accertamenti. In particolare, è necessario che risultino chiare:
a) le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto di segnalazione;
b) la descrizione del fatto;
c) le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
E’ utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti medesimi.
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentono di individuare il loro autore, ove circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie. L’Università provvede a registrare le segnalazioni anonime ricevute e la relativa documentazione e conservarle secondo quanto definito nel successivo art. 10.

Art. 4 – Gestione e valutazione della segnalazione interna

Le procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 sono definite nell ’All. 1 al presente regolamento “Procedure per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni ai sensi del D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24”.
Eventuali successivi aggiornamenti e modifiche del predetto All. 1 non costituiscono modifica del presente regolamento e saranno adottate con provvedimento del Direttore Generale.
Il RPCT procede ad una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter accordare al segnalante le tutele previste. Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il RPCT:
a) rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
b) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
c) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
d) fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso da quello competente a riceverla è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Ai sensi dell’art. 5, comma 1, lett. e) del D.Lgs. n. 24/2023, il presente regolamento e il relativo allegato forniscono informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed esterne. Affinché possa essere garantita adeguata visibilità nei luoghi di lavoro ed accessibilità alle persone che, pur non frequentando tali luoghi, intrattengano un rapporto giuridico con l’Università, il 4 regolamento ed il relativo allegato sono pubblicati sia nella sezione Intranet che nella sezione “Amministrazione Trasparente/Whistleblowing” del sito istituzionale.

Art. 5 - Condizioni e gestione della segnalazione esterna

È possibile effettuare una segnalazione esterna qualora, al momento della presentazione, ricorra una delle seguenti condizioni:
a) il canale di segnalazione interna di cui al precedente art. 4 non è attivo;
b) il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto alcun seguito;
c) il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Il canale di segnalazione esterna, conforme a quanto stabilito dall’art. 7 del D.Lgs. n. 24/2023, è istituito presso l’Autorità nazionale anticorruzione (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).
Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Nella gestione del canale di segnalazione esterna, ANAC svolge le seguenti attività:
a) fornisce a qualsiasi persona interessata informazioni sull’uso del canale di segnalazione esterna e del canale di segnalazione interna, nonché sulle misure di protezione di cui al Capo III del D.Lgs. 24/2023;
b) dà avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione esterna entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
c) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e richiede a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
d) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
e) svolge l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
f) dà riscontro alla persona segnalante entro tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento;
g) comunica alla persona segnalante l’esito finale.
ANAC può non dare seguito alle segnalazioni che riportano violazioni di lieve entità e procedere alla loro archiviazione.

Art. 6 – Tutela del segnalante

I soggetti destinatari di tutela di cui all’ art. 1 del presente regolamento i quali, al fine di tutelare l’interesse pubblico o l’integrità dell’Università, segnalano al RPCT ovvero all’ ANAC, denunciano all’autorità giudiziaria ordinaria o a quella contabile o divulgano pubblicamente informazioni sulle violazioni di cui sono venute a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, beneficiano delle misure di protezione previste dal Capo III del D.Lgs. 24/2023 quando ricorrono le seguenti condizioni:
a) al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le 5 informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo di cui all’art. 1 del D.Lgs. n. 24/2023;
b) la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal Capo II del D.Lgs. n. 24/2023.
Delle predette misure di protezione beneficiano altresì:
a) i facilitatori: ai sensi dell’art. 2, comma 1, lett. h) del D.Lgs. n. 24/2023, si intendono le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante o di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
Costituiscono ritorsioni talune fattispecie elencate dall’art. 17, comma 4, del D.lgs. n. 24/2023.
Ai sensi dell’art. 17, comma 2, del D.Lgs. 24/2023, nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni ritorsivi nei confronti dei soggetti di cui all’art. 3, commi 1, 3 e 4, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte o atti sono motivate da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia è a carico di colui che li ha posti in essere.
In caso di domanda risarcitoria avanzata all’ autorità giudiziaria dalle persone di cui all’art. 3, commi 1, 3, e 4, se tali persone dimostrano di aver effettuato una segnalazione, una divulgazione pubblica o una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile e di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza di tale segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
Ai sensi dell’art. 19, commi 3 e 4, del D.Lgs. n. 24/2023, gli atti ritorsivi assunti in violazione dell’art. 17 del medesimo D.Lgs. n. 24/2023 sono nulli e la relativa dichiarazione spetta all’autorità giudiziaria. Le persone di cui all’art. 3 del D.Lgs. n.24/2023 che siano state licenziate a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile hanno diritto di essere reintegrate nel posto di lavoro. L’autorità giudiziaria adita adotta tutte le misure, anche provvisorie, necessarie ad assicurare la tutela della situazione giuridica soggettiva azionata, ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro, l’ordine di cessazione della condotta posta in essere in violazione dell’art. 17 del D.Lgs. n. 24/2023 e la dichiarazione di nullità degli atti adottati in violazione del medesimo articolo.
I soggetti di cui all’art. 1 del presente regolamento possono comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritengono di aver subito. L’ ANAC informa immediatamente il Dipartimento della funzione pubblica presso la Presidenza del Consiglio dei ministri e gli eventuali organismi di garanzia o di disciplina, per i provvedimenti di loro competenza. Al fine di acquisire elementi istruttori indispensabili all’accertamento delle ritorsioni, l’ANAC può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della funzione pubblica e dell’Ispettorato nazionale del lavoro, ferma restando l’esclusiva competenza dell’ANAC in ordine alla valutazione degli elementi acquisiti e all’eventuale applicazione delle sanzioni di cui all’art. 21 del D.Lgs. n. 24/2023.
Le misure di protezione previste dal D.Lgs. n. 24/2023 si applicano anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni, nonché nei casi di segnalazioni presentate alle 6 istituzioni, agli organi e agli organismi competenti dell’Unione Europea in conformità alle disposizioni di cui all’art. 6 del D.Lgs. n. 4/2023.
In ottemperanza a quanto previsto dall’art. 16, comma 3, del D.Lgs. n. 24/2023, le misure di protezione previste dal D.Lgs. n. 24/2023 non sono accordate nei casi in cuisia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali casi, alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.
Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele di cui al D.Lgs. n. 24/2023 non sono valide, salvo che siano effettuate nelle forme e nei modi di cui all’art. 2113, comma 4, del Codice Civile.

Art. 7 - Limitazioni della responsabilità

Non è punibile l’ente o la persona di cui all’art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023 che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello di cui all’art. 1, comma 3, del D.Lgs. n. 24/2023, o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata ai sensi dell’art. 16 del D.Lgs. n. 24/2023.
Quando ricorrono le ipotesi di cui al precedente punto 1, è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.
Salvo che il fatto costituisca reato, l’ente o la persona di cui all’art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023 non incorre in alcuna responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.
In ogni caso, la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione, alla denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

Art. 8 - Riservatezza e sottrazione al diritto di accesso

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 31, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2- quaterdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196.
Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 del Codice di Procedura Penale.
Nell’ambito del procedimento dinnanzi alla Corte dei Conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.
Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su elementi distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa 7 dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
E’ dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati:
a) quando, nell’ambito del procedimento disciplinare, il disvelamento dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;
b) nei procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni interne o esterne, laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
L’Università tutela l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.
La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della L. 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli artt. 5 e seguenti del D.Lgs. 14 marzo 2013 n. 33.
Nell’ambito delle procedure di segnalazione interna, la persona coinvolta ai sensi dell’art. 2, comma 1, del D.Lgs. n. 24/2023, può essere sentita, ovvero, sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

Art. 9 - Trattamento dei dati personali

Ogni trattamento dei dati personali deve essere effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 e del decreto legislativo 18 maggio 2018, n.51.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196.
I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati dall’Università in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679 o agli articoli 3 e 16 del decreto legislativo n.51 del 2018, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679 o dell’articolo 11 del citato decreto legislativo n.51 del 2018, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Art. 10 - Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 8 del presente regolamento e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.
Se per la segnalazione si utilizza una linea telefonica registrata o un altro sistema di messaggistica vocale registrato, la segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
Se per la segnalazione si utilizza una linea telefonica non registrata o un altro sistema di messaggistica vocale non registrato, la segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura del personale addetto. La persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto 8 oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

Art. 11 - Divulgazioni pubbliche

La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal D.lgs. n. 24/2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dagli articoli 4 e 7 del d.lgs. n. 24/2023 e non è stato dato tempestivo riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Restano ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica, con riferimento alla fonte della notizia.

Art. 12 – Attività di monitoraggio

Il RPCT rende noto, con modalità tali da garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, il numero delle segnalazioni ricevute e il loro stato di avanzamento all’interno della Relazione annuale di cui all’articolo 1, comma 14, della Legge n. 190/2012 e s.m.i. e le iniziative che sono state assunte o che intende assumere al fine di promuovere l’adozione di misure correttive di fenomeni corruttivi o di cattiva amministrazione.
Il RPCT relaziona altresì al Rettore e/o al Nucleo di Valutazione nelle sue funzioni di OIV, ogni qualvolta provenga richiesta da tali Organi.

Art. 13 – Disposizioni finali

Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente regolamento si applicano le norme vigenti in materia.
La procedura disciplinata con il presente regolamento è sottoposta a revisione periodica per assicurarne la costante adeguatezza alle norme sopravvenute e per eliminare eventuali criticità che dovessero manifestarsi nell’attuazione della stessa.
Il presente regolamento viene emanato con decreto rettorale, entra in vigore a decorrere dal 15 luglio 2023 in sostituzione del “Regolamento per la tutela del segnalante di condotte illecite” emanato con D.R. n. 1532 del 20 dicembre 2018 e viene pubblicato sul sito internet dell’Università Politecnica delle Marche