Informativa resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 ("GDPR") del 27 aprile 2016 per il trattamento dei dati personali del personale tecnico e amministrativo dell'Università Politecnica delle Marche al fine della gestione del rapporto di lavoro

 

Il Regolamento UE 2016/679 del parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (GDPR), prevede la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell'interessato.

 

Ai sensi dell'articolo 13 del GDPR si forniscono le seguenti informazioni.

  1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

    Titolare del trattamento dei dati è:

    Università Politecnica delle Marche

    in persona del Magnifico Rettore pro tempore (legale rappresentante)

    Piazza Roma n. 22

    60121 ANCONA

    tel. 071.2201

    E-mail: info@univpm.it

    PEC: protocollo@pec.univpm.it

  2. DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
    Tel.: 071.2203002
    E-mail: rpd@univpm.it 
    PEC: rpd@pec.univpm.it  



  3. TIPOLOGIA DATI TRATTATI, FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

    I dati personali forniti dal peronale tecnico e amministrativo, relativi all’interessato e/o ai suoi familiari, saranno trattati dall’Università Politecnica delle Marche nel rispetto della normativa vigente per le finalità di gestione amministrativa del rapporto di lavoro, per le attività istituzionali, didattica, ricerca e terzo settore e per le attività conto terzi.

    3.1 Tipologia di dati trattati

    I dati personali trattati sono:

    • Dati Comuni: dati anagrafici, codice di identificazione fiscale, identificativi documento identità, dati di contatto, dati economico-finanziari, reddituali.
    • Dati Particolari: dati relativi allo stato di salute, dati idonei a rivelare l'appartenenza a partiti politici, sindacati, associazioni/organizzazioni a carattere religioso o filosofico, ricreativo, culturale, formativo o assistenziale, dati idonei a rivelare origini razziali/etniche, convinzioni religiose.
    • Giudiziari: dati in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato.


    3.2 Finalità

    Tali dati vengono trattati esclusivamente per la gestione del rapporto di lavoro, in particolare in adempimento degli obblighi di legge, per gli specifici servizi richiesti dal dipendente nonché per la eventuale partecipazione alle attività istituzionali dell’Università e alle attività conto terzi.

    A titolo esemplificativo e non esaustivo si indicano le seguenti finalità:

    • Adempiere a obblighi previsti dalla legge, da regolamenti e dalla normativa comunitaria per l’instaurazione, lo svolgimento, la gestione e l’estinzione del rapporto di lavoro, di tutela della salute, di igiene e sicurezza del lavoro e di previdenza e assistenza;
    • eseguire obblighi derivanti dal CCNL e dagli Accordi collettivi e/o integrativi o per adempiere a specifiche richieste dell’interessato (trattenute delle quote sindacali, finanziamenti, concessioni di permessi e aspettative, rimborso delle spese legali nel caso di procedimenti civili o penali per fatti riguardanti lo svolgimento dei compiti di servizio, rimborsi per trasferte e altri trattamenti per attività fuori sede), assegnazione e uso degli strumenti informatici, formazione professionale;
    • nei casi previsti dalla legge, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti, per far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione;
    • per la verifica dell'utilizzo delle risorse informatiche e di sistema al fine della pianificazione delle stesse, per il controllo degli accessi fisici ed informatici e per la tutela della sicurezza dei dati;
    • eventuali procedimenti disciplinari;
    • Iscrizione a corsi di formazione, eventuali attestati di frequenza ai corsi, valutazioni qualità, nell’ipotesi in cui i questionari possano essere indirettamente riconducibili a un interessato.
    • fruizione servizi per il personale tecnico-amministrativo, benefit e sussidi
    • analisi statistiche ed indagini svolte all’interno dell’Ateneo al fine di migliorare i servizi e/o al fine di migliorare le attività istituzionali dell’Ateneo;
    • analisi statistiche ed indagini svolte all’interno delle strutture sanitarie dove il personale svolge attività assistenziale;
    • organizzazione di eventi;
    • adempimenti degli obblighi previsti dal D.Lgs. 33/2013 e s.m.i. (obblighi di trasparenza);
    • rilevazione e gestione delle presenze;
    • gestione retributiva (elaborazione stipendi ed operazioni complementari e accessorie);
    • gestione mobilità e trasferimenti del personale;
    • gestione pratiche assicurative e previdenziali, trattamenti assistenziali, denunce e pratiche di infortunio;
    • verifiche di idoneità al servizio.
    • ricerca: gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca.
    • conto terzi.

     


    3.3 Basi giuridiche

    Le basi giuridiche delle operazioni di trattamento volte all’esecuzione del rapporto di lavoro sono l’ottemperanza a obblighi di legge e/o contrattuali, ai sensi degli artt. 6, par.1, lett. b), c), e) e 9, par.2, lett. b), f) e h) GDPR e 2-sexies, co. 2, lett.cc) e 2-octies, co. 3, lett. a) del d.lsg.196/03, come emendato dal d.lgs. 101/2018 e dalla normativa lavoristica sottesa; il trattamento dei dati connesso alla gestione di eventuali reclami o contenziosi e per la prevenzione e repressione di qualsiasi attività illecita trova giustificazione negli artt. 6, lett. f) e 9 lett. f) GDPR e art. 2-sexies, co. 2, lett.cc) e 2-octies co. 3, lett. a) del d.lsg.196/03, come emendato dal d.lgs. 101/2018; mentre, con riferimento ai trattamenti resi necessari da eventuali richieste di servizi presentate dall’interessato e/o ove il consenso si renda necessario per svolgere operazioni di trattamento ulteriori, le basi giuridiche sono gli artt. 6, co.1, lett. a) e 9, co.2, lett. a) GDPR.



  4. I DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI ED EVENTUALE TRASFERIMENTO DEI DATI AD UN PAESE TERZO O AD UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE
    Nell’ambito delle finalità di cui sopra, i dati trattati verranno comunicati o saranno comunque accessibili ai dipendenti e collaboratori assegnati ai competenti Uffici dell’Università, che, per il trattamento dei dati, saranno adeguatamente istruiti dal Titolare.

     

    I dati potranno, inoltre, essere comunicati ad altri enti pubblici o privati qualora la comunicazione risulti necessaria per la gestione del rapporto di lavoro e/o per l’erogazione di servizi richiesti, nonché potranno essere comunicati a tutti quei soggetti pubblici o privati ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni comunitarie, norme di legge o regolamento.

    I dati personali potranno altresì essere trasmessi a soggetti che trattano i dati medesimi in esecuzione di specifici contratti e che saranno, all’uopo, nominati Responsabili del trattamento e debitamente istruiti dal Titolare del trattamento.

    Tra i soggetti destinatari dei dati personali si possono annoverare, a titolo meramente esemplificativo:

    • strutture interne dell’Ateneo preposte;
    • Amministrazioni certificanti in sede di controllo delle dichiarazioni sostitutive rese ai fini del DPR 445/2000;
    • INPS (per erogazione e liquidazione trattamento di pensione)
    • Comitato di verifica e Commissione medica territorialmente competente nell’ambito delle procedure per l’accertamento dell’inabilità relativa (alla mansione o a proficuo lavoro) o dell’inabilità assoluta e permanente a qualsiasi attività lavorativa;
    • INAIL, Autorità di P.S., altre Autorità previste dalla legge (per denuncia infortunio, DPR 1124/1965);
    • Strutture sanitarie competenti;
    • Istituti di credito e società finanziarie (per richieste di finanziamento …);
    • Soggetti pubblici e privati ai quali, ai sensi delle leggi regionali/provinciali, viene affidato il servizio di formazione del personale;
    • Direzione Territoriale del lavoro (per le aspettative e per i casi di contenzioso)
    • Centro per l’impiego o organismo territorialmente competente per le assunzioni ai sensi della legge 68/1999;
    • Amministrazioni provinciali e Centro regionale per l’impiego in ordine al prospetto informativo delle assunzioni, cessazioni e modifiche al rapporto di lavoro, redatto ai sensi della L. 68/1999;
    • Autorità giudiziaria (C.P. e C.P.P.);
    • Organizzazioni sindacali per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione e per la gestione dei permessi sindacali;
    • Ministero delle Finanze, nell’ambito dello svolgimento da parte delle Università del ruolo di Centro di assistenza fiscale (CAF), relativamente alla dichiarazione dei redditi dei dipendenti (art.17 D.M. 164/1999 e art. 2-bis D.P.R. 600/1973);
    • Pubbliche Amministrazioni presso le quali vengono comandati o trasferiti i dipendenti, nell’ambito della mobilità dei lavoratori.
    • Strutture sanitarie presso cui il personale docente svolge attività;
    • Finanziatori/coordinatori dei progetti di ricerca.

     

    Al di fuori dei predetti casi, i dati personali non vengono in nessun modo e per alcun motivo comunicati o diffusi a terzi.

    Non saranno, infine, trasferiti dati personali verso Paesi terzi od organizzazioni internazionali a meno che ciò non sia strettamente connesso a richieste specifiche provenienti dall’utente (es. scambi internazionali), per le quali si acquisirà un apposito consenso.



  5. OBBLIGO DI FORNIRE I DATI E LE CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

    Il conferimento dei dati è requisito necessario per l’ instaurazione e la gestione del rapporto tra dipendente e Università e per l’erogazione dei servizi richiesti, nonché per altre finalità di trattamento dati sopra indicate relative alle attività istituzionali.



  6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

    La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali sono trattati.

    I dati personali conferiti sono trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, previsti dall’articolo 5 GDPR, anche con l’ausilio di strumenti informatici e telematici atti a memorizzare e gestire i dati stessi, e comunque in modo tale da garantirne la sicurezza, l’integrità e la disponibilità e tutelare la massima riservatezza dell’interessato.

    I dati possono essere oggetto di trattamento in forma anonima per lo svolgimento di attività statistiche finalizzate al miglioramento dei servizi offerti.



  7. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

    I dati personali saranno trattati per il tempo di durata del rapporto di lavoro e per l'adempimento dei relativi obblighi e, comunque, secondo i termini applicabili per legge.

    I dati inerenti graduatorie o verbali sono conservati illimitatamente nel tempo.

    Ai sensi degli artt. 5 e 89.1 del Regolamento UE, i dati personali potranno essere conservati per periodi di tempo più lunghi rispetto a quanto precisato al paragrafo precedente, ai soli fini statistici, fatta salva l'attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.



  8. I DIRITTI DELL’INTERESSATO

    In riferimento ai dati personali conferiti, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:

    • accesso ai propri dati personali ai sensi dell’art. 15 GDPR;
    • revoca del consenso eventualmente prestato per i trattamenti non obbligatori dei dati, con la precisazione che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato fino alla revoca stessa;
    • rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento dei dati ai sensi degli artt. 16, 17 e 18 GDPR, nei casi consentiti dalla legge;
    • opposizione al trattamento dei dati, ove prevista;
    • portabilità dei dati (diritto applicabile ai soli dati in formato elettronico) ai sensi dell’art. 20 GDPR;
    • reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali – garanteprivacy.it).

    Al fine di esercitare i diritti di cui sopra l’interessato potrà rivolgersi al Responsabile della Protezione Dati come sopra identificato.


  9. MODIFICHE ALLE INFORMAZIONI

    Le presenti Informazioni potrebbero subire delle modifiche nel tempo. Si consiglia, pertanto, di verificare, nella sezione Privacy del sito web www.univpm.it, che la versione a cui ci si riferisce sia la più aggiornata.