Ufficio Organi Collegiali

L’Ufficio svolge le attività connesse al funzionamento e allo svolgimento delle attività dei seguenti organi di Ateneo anche con funzioni di raccordo dei processi:

• Senato Accademico
• Consiglio di Amministrazione
• Consiglio Studentesco
• Comitato Unico di Garanzia

In particolare l’Ufficio ha le seguenti funzioni:

• Attività propedeutiche alla convocazione degli Organi di Ateneo;
• Redazione degli ordini del giorno e degli ordini del giorno integrativi per conto del Presidente;
• Convocazione ordinaria e straordinaria degli Organi di Ateneo;
• Verifica della corretta istruttoria delle proposte di delibera nel rispetto delle norme relative al funzionamento e alle competenze degli Organi di Ateneo;
• Predisposizione dei fascicoli cartacei ed informatici contenenti le proposte di deliberazione, riferimenti e documentazione allegata da sottoporre all’esame degli Organi di Ateneo;
• E' amministratore della pagina web sia per consultazione del materiale informatico riguardante la seduta che per l’aggiornamento delle anagrafiche dei componenti degli Organi;
• Responsabilità di segreteria ed assistenza in seduta;
• Verbalizzazione delle sedute;
• Registrazione e repertorio delle delibere assunte e successivo inoltro agli uffici;
• Rilascio di estratti autentici di verbali;
• Organizzazione e gestione dei flussi informativi derivanti dagli Organi di Ateneo: predisposizione e rilascio atti, prospetti, dati;
• Redazione della pagina del sito web delle notizie principali delle sedute;
• Raccordo ed interlocuzione tra uffici e Organi di Ateneo;
• Predisposizione dei verbali per la sottoscrizione e la vidimazione degli stessi;
• Conservazione cartacea e archiviazione informatica dei verbali approvati e sottoscritti;
• Adempimenti per liquidazione dei gettoni di presenza per le spettanze riconosciute ai componenti degli Organi;
• Gestione dei Budget eventualmente assegnati agli Organi;
• Regolamenti di funzionamento anche in modalità telematica del Consiglio di Amministrazione, del Senato Accademico, Consiglio Studentesco, Comitato Unico di Garanzia: redazione, adozione, modifica.

L’Ufficio svolge le attività connesse al funzionamento e allo svolgimento di attività di organi esterni:

• Comitato Regionale di coordinamento delle Università Marchigiane.

In particolare l'ufficio effettua:

- Predisposizione degli ordini del giorno e predisposizione degli ordini del giorno integrativi;

- Convocazione ordinaria e straordinaria;

- Predisposizione dei fascicoli delle sedute;

- Verbalizzazione delle sedute;

- Registrazione e repertorio delle delibere assunte e successivo inoltro;

- Redazione dei verbali;

- Predisposizione dei verbali per la sottoscrizione e vidimazione degli stessi;

- Conservazione cartacea e archiviazione informatica dei verbali approvati e sottoscritti delle adunanze;

- Rilascio di estratti autentici di verbali, della predisposizione e rilascio atti, prospetti, dati, ecc.;

- Anagrafiche dei componenti.

Il Responsabile dell’Ufficio Organi Collegiali svolge le funzioni di segretario del Consiglio Studentesco e coadiuva il Direttore Generale nella verbalizzazione delle riunioni del Consiglio di Amministrazione, del Senato Accademico e del Comitato Regionale di Coordinamento delle Università Marchigiane.

Coadiuva altresì il Presidente del CUG nella verbalizzazione delle riunioni.