Regolamento per la gestione dei contributi destinati ad attività culturali studentesche

ART. 1 Ambito di applicazione

 

Il presente regolamento disciplina la gestione dei contributi destinati alle Liste di rappresentanza studentesche, alle Associazioni studentesche o gruppi di studenti per iniziative ed attività culturali e sociali non strettamente inerenti le attività didattiche e istituzionali di Ateneo.



ART. 2 - Soggetti richiedenti


Le richieste d'utilizzazione del fondo destinato ad iniziative ed attività culturali e sociali possono essere presentate da:
a) Liste di rappresentanza studentesche che abbiano almeno un seggio nel Consiglio Studentesco;
b) associazioni studentesche universitarie, legalmente costituite, che abbiano come associati almeno 100 studenti, in corso o fuori corso da non più di due anni, non presenti in altra associazione o gruppo di studenti;
c) gruppi di studenti universitari composti da almeno 150 studenti, in corso o fuori corso da non più di due anni, non presenti in altri gruppi/associazioni studentesche.

I soggetti richiedenti possono presentare richieste d’utilizzazione del fondo solo in una delle tre modalità sopra elencate.

Nella presentazione delle domande, su modello predisposto dall'Amministrazione, devono essere rispettati, pena l'esclusione, i seguenti requisiti:

Soggetto di cui alla lettera a)
firma di almeno 50 studenti regolarmente iscritti all'Università Politecnica delle Marche, in corso o fuori corso da non più di due anni, non presenti negli elenchi a supporto di altre richieste;

Soggetto di cui alla lettera b)
presentazione del Libro dei Soci dal quale risultino almeno 100 studenti regolarmente iscritti all'Università  Politecnica delle Marche, in corso o fuori corso da non più di due anni, non presenti negli elenchi a supporto di altre richieste;

Studenti o associazioni di cui alla lettera c)
firma di almeno 150 studenti regolarmente iscritti all'Università  Politecnica delle Marche, in corso o fuori corso da non più di due  anni, non presenti negli elenchi a supporto di altre richieste.

Le firme saranno apposte su di un apposito modello allegato alla domanda.

Tale modello conterrà oltre alla firma dello studente, il nominativo, la matricola, l'anno di iscrizione e il numero di un documento di identità (patente auto, carta di identità, o simili).

 

ART. 3 – Finanziamenti


Il Consiglio di Amministrazione in sede di approvazione del Bilancio Preventivo stanzierà la somma da destinare ad attività culturali e sociali.


ART. 4 - Bando di concorso


Il bando per la presentazione di richieste d'utilizzo dei fondi di cui al precedente art. 3 sarà emanato entro il 31 gennaio d'ogni anno.


I fondi devono essere assegnati entro il 31 marzo d’ogni anno.


Le richieste da parte di Liste, Associazioni o Gruppi di studenti dovranno pervenire esclusivamente su modulo appositamente predisposto dall'Amministrazione, entro e non oltre la data prevista nel bando stesso, alla Sezione Attività Studentesche, Via Oberdan 12 - Ancona.

Attività culturali finanziate dal bando, anche solo in parte, non possono iniziare o terminare entro 30 giorni dalle elezioni universitarie

 

 

ART. 5 – Richieste


Le richieste, a pena di esclusione, devono riportare quanto segue:

5a) la descrizione dettagliata delle iniziative per cui si chiede il contributo, dei periodi di massima di svolgimento e delle modalità di pubblicità intese a promuovere la partecipazione degli studenti.

Le spese pubblicitarie vanno specificate a seconda della tipologia (pubblica affissione, volantini, pieghevoli, radio, stampa etc..) e  per ciascuna di esse devono  essere riportati  il numero di copie, le caratteristiche (se colori o bianco e nero) e gli  eventuali passaggi pubblicitari.

 

5b) ciascuna voce di spesa riferita alla singola iniziativa (IVA compresa) dovrà essere documentata con apposito preventivo che ne attesti la veridicità del costo


Dovrà inoltre essere indicata la spesa complessiva di tutte le iniziative che non dovrà superare il :

·       5% dei fondi stanziati se il soggetto partecipa per il primo anno al bando;

·       10% dei fondi stanziati se il soggetto partecipa per il secondo anno consecutivo al bando;

·       20% dei fondi stanziati se il soggetto partecipa per il terzo anno consecutivo al bando;

·       30% dei fondi stanziati se il soggetto partecipa per il quarto anno consecutivo al bando;

·       40% dei fondi stanziati se il soggetto partecipa da più di cinque anni consecutivi al bando.

 

Possono essere finanziate fino a n. 4 (quattro) attività per ciascun soggetto di cui all’articolo 2 a fronte delle  n. 6 (sei) attività presentabili.

5c) la presenza di relatori, orchestre, compagnie teatrali e quanto altro dovrà essere garantita tramite accettazione scritta ed allegata alla domanda. E’ concessa la sostituzione di relatori, orchestre, compagnie teatrali e quanto altro per valide motivazioni, previa richiesta scritta al Rettore alla quale sia allegato il nuovo preventivo.

5d) Le iniziative devono essere precise nella formulazione dell'attività e devono evidenziare con chiarezza gli aspetti culturali.

5e) L'eventuale minor spesa nella realizzazione di una iniziativa, può essere utilizzata per una iniziativa facoltativa sottoponendola preventivamente all'approvazione del Rettore.

5f) Tra le iniziative non finanziabili rientrano i viaggi, le gite, i buffett, le feste danzanti, le presentazioni di libri di recente pubblicazione (un anno), le attività il cui svolgimento è all'esterno delle strutture universitarie e tutte quelle attività svolte tra il 20 luglio e il 15 settembre.

 

La firma del responsabile e del suo supplente, in calce alla richiesta di finanziamento, deve essere apposta in presenza del funzionario dell'Università incaricato a ricevere la domanda.

 

5g) Le Liste/ Associazioni/Gruppi studenteschi che abbiano ricevuto fondi nell'A.A. precedente a quello della nuova assegnazione, devono presentare, a pena di esclusione, una relazione illustrativa dalla quale risulti:

1) le attività complessivamente richieste, quelle finanziate dall'Università con l'indicazione del coinvolgimento degli studenti e un prospetto dettagliato delle spese sostenute rispetto al preventivo presentato;

2) le attività realizzate o che si intendono realizzare entro il 30.11 di ogni anno con i fondi messi a disposizione dall'Università;

3) le eventuali attività di cui al precedente punto 1 realizzate in aggiunta a quelle di cui al precedente punto 2 con fondi esterni all'Università e con l'indicazione del coinvolgimento degli studenti.


ART. 6 – Valutazione


Nella valutazione delle proposte e nella ripartizione del finanziamento delle attività si terrà conto come criteri di riferimento dei seguenti parametri:

1)     finanziamento ottenuto nell’ anno precedente;

2)     numero di attività a carattere culturale diverse da quelle finanziate anche solo in parte dall’Università con fondi provenienti da Enti o privati esterni all'Università, realizzate dal soggetto nell’anno precedente all’assegnazione dei fondi;(Il soggetto dovrà dimostrare di aver organizzato e svolto le attività attraverso una descrizione dettagliata delle iniziative e allegando il materiale illustrativo);

3)     storicità dell’iniziativa: saranno privilegiate quelle attività che si svolgono da più anni;

4)     carattere culturale dell’iniziativa;

5)     carattere aggregativo dell’iniziativa: saranno privilegiate le attività che si svolgono in collaborazioni con altre associazioni extrauniversitarie;

6)     carattere innovativo dell’iniziativa desunta dall’originalità del progetto;

7)     destinatari: saranno privilegiati i progetti che si rivolgono ad un elevato numero di potenziali partecipanti;

8)     congruità tra preventivo presentato e spese sostenute: saranno penalizzati coloro i quali, rispetto al precedente anno accademico, hanno avuto una differenza tra preventivo presentato e spese effettivamente sostenute superiore al 20% del finanziamento ottenuto, differenza desumibile dalla relazione illustrativa di cui all’art 5 lett g).

 

Sono esclusi dal bando i soggetti che nell’anno precedente hanno ricevuto fondi dall’Università, ma non hanno realizzato le attività sovvenzionate.

 

Per gravi motivazioni l’esclusione dal bando può essere prolungata fino a 3 anni.

Decorsi i tre anni, il soggetto può nuovamente  concorrere al bando

 

ART. 7 – Rimborsi

 

La rendicontazione delle spese sostenute dalle liste/associazioni/ gruppi di studenti per le attività culturali e sociali promosse dagli studenti dovrà essere presentata in un’unica soluzione per ciascuna singola iniziativa per il quale è stato concesso il contributo e dovrà comprendere:

 

1)     breve relazione sullo svolgimento dell’attività ammessa a contributo;

2)     il calendario con le date e i luoghi di svolgimento dell’attività con allegata rassegna stampa e ogni materiale realizzato nell’ambito dell’iniziativa (manifesti, locandine , depliant…);

3)     rendiconto delle spese sostenute con riferimento alle categorie di spesa elencate nell’art 8 del regolamento delle spese in economia

4)     originali dei documenti giustificativi di spesa corredati da elenco  analitico degli stessi

 

 

Le spese dovranno essere effettuate secondo le norme e i Regolamenti vigenti dell’Ateneo.

Verranno rimborsate esclusivamente le spese preventivate e rendicontate nella relazione purché conformi a quanto sopra enunciato.

 

Eventuali variazioni al programma di attività approvato, che si rendessero necessarie in corso d'anno, dovranno essere preventivamente autorizzate dal Rettore

Eventuali variazioni ai preventivi di spesa presentati per ogni attività  approvata dovranno essere preventivamenteautorizzate dal Rettore

 

Art. 8 - Norme finali


Qualsiasi documento dovrà essere consegnato alla Sezione Attività Studentesche con lettera di trasmissione firmata dal Responsabile o dal supplente della Lista, o dell'Associazione o  del Gruppo studentesco.
Ciascuna attività finanziata dall'Università dovrà essere menzionata sul materiale divulgativo/pubblicitario citando la legge (n. 390/91)  e la percentuale del fondo assegnato.
Le attività finanziate dovranno essere effettuate, improrogabilmente, entro il 30.11 di ogni anno.
Al termine di ogni Anno Accademico deve essere presentata al Magnifico Rettore una relazione sulle attività svolte, comunque finanziate, e sulle spese sostenute con i fondi dell'Università anche al fine dell'assegnazione dei fondi per il nuovo Anno Accademico.

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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